De meeste organisaties in Nederland hebben hun personeelsadministratie geautomatiseerd. Vele hebben daarnaast ook een systeem voor personeelsplanning. Twee verschillende HR-systemen met veel raakvlakken: personeelsgegevens, contracten, gewerkte uren, verloven, ziekteverzuim. Hoe mooi is het dan als deze systemen automatisch hun informatie uitwisselen? Richard van Schie, applicatiespecialist, en Judith Van der Werf , functioneel beheerder ondersteunende systemen waaronder Rostar CAS, bij het Antoni van Leeuwenhoek in Amsterdam: “Dankzij de koppeling verwerken we gegevens gemakkelijk, snel en met minder kans op fouten. Ziekmeldingen, bijvoorbeeld, voeren we nu één keer in; de rest gaat automatisch.”

Het Antoni van Leeuwenhoek – al ruim honderd jaar hét expertisecentrum voor oncologische zorg en onderzoek in Nederland, – is zo’n organisatie met twee systemen. Met AFAS Profit voor personeelsadministratie en Rostar CAS voor planning. In lijn met de Zorg-cao werken zij met de jaarurensystematiek (JUS). Een centrale systematiek waarbij alle uren van medewerkers volgens contract zijn vastgelegd. Om ervoor te zorgen dat iedereen het juiste aantal uren maakt, registreert het Antoni van Leeuwenhoek gewerkte uren, verlof en ziekteverzuim. Vanuit de centrale jaarurensystematiek plannen zo’n 175 planners – teamleiders, afdelingshoofden, verpleegkundigen – decentraal ongeveer 2.000 medewerkers met Rostar CAS.

Sterke koppeling doorslaggevend
Judith Van der Werf vond de keuze voor Rostar CAS – jaren geleden – niet zo moeilijk. “Voor ons zijn koppelingen tussen personeelssystemen essentieel. Niemand wil toch dubbel invoerwerk met meer kans op fouten? Wij werkten al met een eerder planningsysteem van Paralax, toen we voor de keuze stonden om over te stappen op Rostar CAS of een ander planningsysteem. Wij wilden doorgaan met Paralax en dus Rostar CAS, juist vanwege de koppeling die er al was met ons toenmalige HR-systeem. Een referentiebezoek bij een tevreden ander ziekenhuis met dezelfde pakketten bevestigde onze voorkeur. Een paar jaar later hebben we ons personeelssysteem vervangen door AFAS Profit. Ook daar bleek Rostar CAS goed mee overweg te kunnen.”

Opnieuw koppelen
Door de aanschaf van AFAS Profit moest de bestaande koppeling met Rostar CAS worden aangepast. Richard van Schie: “Als uitgangspunt wilden we in ieder geval alle functies in onze oude koppeling behouden. Dat ging om personeelsgegevens, contractgegevens en ORT-uren, extra uren voor de onregelmatigheidstoeslag, die in geld uitbetaald moesten worden en op de salarisstrook moesten komen. Nieuw was een koppeling voor verlofuren, zodat zowel de planning als de verlofkaart voor de medewerker altijd up-to-date was. En een koppeling voor verzuim, zodat de planner meteen kon zien wanneer iemand ziek was. Technisch moest het allemaal passen binnen onze standaard voor Microsoft-producten en Windows. Maar omdat Rostar CAS en AFAS Profit al veel directe uitwisseling hebben, was dat vanuit IT geen issue.”

Dubbele dienstverbanden
Wat wel een issue bleek te zijn, was de registratie van dubbele dienstverbanden. Richard van Schie schrok er ’s nachts wel eens van wakker. Wat bleek gaandeweg het ontwikkelingsproces? “In ons oude personeelssysteem kon een medewerker geen dubbele dienstverbanden hebben terwijl dit in Rostar CAS al wel ondersteund werd. Om de koppeling met Rostar CAS goed te laten verlopen moesten we dan een nieuwe persoon aanmaken. Zo was ook de koppeling naar Rostar CAS gemaakt. In AFAS Profit hoefde dat niet meer: je hebt gewoon één medewerker en die kan verschillende contracten hebben. Veel handiger natuurlijk. Maar het betekende wel dat de bestaande koppeling helemaal anders moest worden ingericht. Dat vereiste behoorlijk wat denk- en testwerk. Samen met Paralax hebben we flink gepuzzeld om de juiste oplossing te vinden. En dat is gelukt. De koppeling werkt ook bij dubbele dienstverbanden, helemaal zoals wij het willen.”

Efficiënte bedrijfsvoering: daar gaat het om
“Onze belangrijkste opbrengst is de actualiteit van alle gegevens, zowel in Rostar CAS als in AFAS Profit,” zegt Judith Van der Werf. “Wijzigt een contract of gaat iemand uit dienst? Dan verwerk je de informatie in het ene systeem en de volgende dag is het andere systeem automatisch bijgewerkt. Zonder extra handelingen.” Richard van Schie vult aan: “We werken al langer met automatische koppelingen, dus je merkt niet meer zo dat je tijd wint of fouten voorkomt. Maar dat is natuurlijk wel zo. Kijk maar naar de nieuwe koppeling voor ziekmeldingen. De planner zet nu bij ziekte een code in Rostar CAS, waardoor het ziekengeld automatisch via AFAS Profit wordt uitbetaald. Dat ging vroeger met exportlijsten en overtikken. De verwerking van gegevens gaat nu echt gemakkelijker en sneller en geeft minder kans op fouten.”

HR-portal: self-service voor medewerkers
Judith Van der Werf werkt graag met Rostar CAS. “Het is een heel fijn programma met veel mogelijkheden. Je kunt het helemaal inrichten naar hoe jij het gemakkelijkst werkt. Wil je een ander werkblad, speciale kleuren of net iets andere data opslaan? Dat kan gewoon.” Ook de automatische koppelingen zijn een voorbeeld van de flexibiliteit. Richard van Schie: “De koppeling tussen Rostar CAS en AFAS Profit werkt ook door in ons AFAS HR-portal. Dat levert echt tijdwinst op, omdat medewerkers zelf hun eigen gegevens en roosters kunnen inzien. Ook altijd actueel. Automatische koppelingen tussen bedrijfskritische systemen als de personeelsadministratie en planning maakt ons werk echt gemakkelijker. Daar gaan we in de toekomst zeker mee verder.”

Bron: AFAS