Op dit moment is bij nagenoeg alle 11 werkstichtingen van Koraal Groep de implementatie van de Aysist planningssoftware in volle gang. Op dit moment zijn er reeds 3 werkstichtingen ‘live’ en eind 2015 zullen er dat 10 zijn. De La Salle, één van die 11 werkstichtingen, werkt nu al bijna een jaar met de Aysist® software en de Ayton basisroostermethodiek. “Wij zijn helemaal klaar en werken nu volgens de basisroostersystematiek, van capaciteitsplanning tot en met flexplanning. Daarbij maken we intensief gebruik van de Aysist planningsonderdelen,” aldus Hein Staps, algemeen manager De La Salle. De La Salle was vorig jaar de pilotlocatie voor de hele Koraal Groep, en is als eerste werkstichting  live gegaan. Dit jaar zijn alle veranderingen tot stand gebracht en nu is de organisatie samen met Ayton zowel de methodiek als de software aan het ‘finetunen’. Hein Staps blikt tevreden terug op de implementatieperiode, en vooral ook op de nu al bereikte resultaten en effecten. Vooruitkijkend ziet hij de Ayton software steeds eenvoudiger toegankelijk worden, terwijl de techniek al maar geavanceerder wordt, wat nog meer mogelijkheden biedt om betere en efficiëntere zorg te verlenen.

Ayton aanpak en software levert meer op dan besparingen in tijd en geld
Hein Staps geeft aan dat de effecten nu, na een jaar veranderen, tweeledig zijn. “Er zijn enerzijds heel tastbare en concrete resultaten bereikt, en anderzijds is het inzetten van de Ayton methodiek de aftrap geweest voor een groot aantal verbeteringen op het gebied van inzet van mensen, arbeid en tijd.” Allereerst benoemt Staps de concrete besparingen in tijd en geld: “Nu we roosteren op basis van capaciteitsplanning en dit kunnen ondersteunen vanuit de software, is het bijna logisch dat we gerichter zorg verlenen en veel efficiënter werken. Je roostert nu immers mensen in op basis van werkelijk benodigde arbeid, dus vraag- in plaats van aanbodgericht.  We kunnen veel strakker sturen op die inzet, omdat het systeem ons ‘live’ voorziet van overzichten en financieel resultaat. Over- of ondercapaciteit komt ook niet of nauwelijks meer voor, wat ook weer betekent dat de kosten voor de opbouw van het aantal plus-uren en overwerk-uren drastisch zijn teruggebracht naar vrijwel nihil. Dat geldt ook voor de inzet van uitzendkrachten.

We hebben samen met Ayton onze flexschillen onder de loep genomen. Zo lossen we nu de planbare verstoringen in het basisrooster op met een vaste groep teamflexers en de niet-planbare met de flexpool. Dat creëert rust in de roosters, en dat is prettig voor onze medewerkers en het verbetert de continuïteit in de zorgverlening voor onze cliënten.”

Spin-off
Naast de voorgenoemde resultaten, geeft Staps aan dat hij minstens zo belangrijk vindt, dat er met de nieuwe methodiek een omdenken in gang is gezet binnen De La Salle. Zowel management als medewerkers ontdekken steeds meer voordelen van de nieuwe planningsmethodiek. Voor zichzelf en voor hun cliënten. “Dat past in ons streven om onze medewerkers anders te laten omgaan met verantwoordelijkheden.  Om ze bewust maken van hun eigen verantwoordelijkheden. Zo speelt de inbreng van medewerkers bij het opstellen van het basisrooster een grote rol.  Zij weten als professional welke zorg hun cliënten nodig hebben, en van wie. Maar ook wanneer ze die zorg precies nodig hebben, en wanneer niet of minder intensief. Dat heeft nu al geresulteerd in flinke verschuivingen van diensten van dag naar avond bijvoorbeeld. Een mooi voorbeeld van hoe de nieuwe aanpak leidt tot betere en tegelijk efficiëntere zorgverlening.”

Dat bevordert ook de medewerkertevredenheid, aldus Hein Staps. “Ze zien ook hun eigen wensen en voorkeuren terug in het basisrooster. En, ondanks dat ik natuurlijk geen direct oorzaak-gevolg kan aantonen, is de halvering van het verzuimpercentage in de afgelopen toch een significant resultaat te noemen. Een ander voorbeeld is, dat we zijn gestart met een capaciteitsplanningstraject bij de niet-zorgverlenende afdelingen.” Staps is er van overtuigd, dat de resultaten ook zo goed zijn, omdat alle veranderingen bottom-up zijn ingevoerd.

Technisch steeds geavanceerder, en toegankelijkheid steeds eenvoudiger
In antwoord op de vraag wat de verwachtingen zijn voor de komende jaren heeft Hein Staps een duidelijk beeld voor ogen; “Je ziet dat de Ayton software steeds meer mogelijkheden biedt. De systematiek en de software wordt achter de schermen dus steeds geavanceerder, maar wordt tegelijkertijd ook steeds eenvoudiger ontsloten, via Apps en gebruiksvriendelijke portals. Zodat iedereen overal en altijd eenvoudig toegang heeft tot zijn planning.”

Bron: Ayton (persbericht)