Om de dienstverlening aan haar cliënten te verbeteren en het kostenniveau te verminderen, is Ipse de Bruggen – die zorg en begeleiding biedt aan mensen met een verstandelijke beperking – een samenwerkingsverband aangegaan met Capgemini en ORTEC. “Het doel hiervan is om onze primaire processen effectief en doelmatig te organiseren”, aldus Ankie Lubbers, directeur Zorg en Eric Zwennis, directeur ondersteunende diensten en opdrachtgever voor het project Dienstroosterplanning. “Capgemini heeft ons onder andere geholpen bij de selectie van een goed dienstroosterplanningssysteem.”
Ipse de Bruggen ging recent live met het planningssysteem ORTEC Harmony. “Bijzonder was de korte doorlooptijd van vier maanden, voor de implementatie en uitrol in de gehele organisatie”, vertelt Willem de Paepe, expert op het gebied van planning die vanuit Capgemini betrokken was bij het project. “Ipse de Bruggen heeft nu de basisfunctionaliteit van ORTEC Harmony in huis. Van daaruit willen we dit verder uitbouwen, zodat Ipse de Bruggen optimaal kan profiteren van alle functionaliteit in ORTEC Harmony.
Kennis
Ipse de Bruggen koos voor ORTEC vanwege haar kennis en betrokkenheid bij de zorgmarkt. “Dit vertaalt zich in de productontwikkeling”, aldus Henk Bakker, project manager van Capgemini die de implementatie voor Ipse de Bruggen geleid heeft. “Dat was voor Ipse de Bruggen reden om er vertrouwen in te hebben. Niet onbelangrijk was daarnaast de functionaliteit binnen ORTEC Harmony en het feit dat de organisatie hiermee één uniform systeem in handen zou hebben.” Directeur Eric Zwennis licht toe: “Na de fusie in 2008 tussen De Bruggen en Ipse werd snel duidelijk dat de drie roostersytemen die wij gebruikten, niet meer afdoende waren. De implementatie van ORTEC Harmony biedt de mogelijkheid nauwkeurig te sturen op de gewenste kwalitatieve en kwantitatieve inzet van medewerkers. De verantwoordelijkheid voor het roosteren ligt op locatieniveau, daarin is geen wijziging aangebracht.”
Partnerschap
Capgemini zorgt er bij Ipse de Bruggen voor dat ORTEC Harmony goed wordt ingebed in de organisatie. “Je zou kunnen zeggen dat wij in dat opzicht Ipse de Bruggen ontzorgen en ook een groot deel van het verandermanagement voor ons rekening nemen”, zegt Henk Bakker. “ORTEC is met name op de technische kant van de implementatie gericht, plus het opleiden van applicatiebeheerders en trainers. Wij vullen ORTEC aan. Dit is belangrijk om uiteindelijk het maximale resultaat te behalen. Vandaar ook ons partnerschap.” Bakker sluit niet uit dat de succesvolle aanpak die ORTEC, Capgemini en Ipse de Bruggen ontwikkelden in de toekomst herhaald wordt. “Wat ons betreft gaan we hiermee door en rollen we het verder uit bij andere organisaties.” Ankie Lubbers is wat betreft de samenwerking ook tevreden: “Daarnaast is het traject mede door de uitstekende inzet van de interne projectleiders van Ipse de Bruggen zo voorspoedig verlopen. Zij hebben een belangrijke rol gespeeld rond het succes en het realiseren van het tempo.”
Business case
De business case, zoals opgesteld met Ipse de Bruggen, ziet er positief uit. Door een betere afstemming van zorgvraag en aanbod kunnen medewerkers efficiënter ingezet worden. Bovendien verloopt het maken en realiseren van de dienstroosters sneller. Gevolg hiervan is dat er meer tijd overblijft voor directe zorgverlening. ORTEC Harmony biedt ook de mogelijkheid om pro-actief te kunnen sturen op het budget, waardoor er aanzienlijk bespaard kan worden op ORT. Bakker: “Straks zetten we de puntjes op de i en gaan we bekijken of we de belangrijkste doelstellingen behaald hebben. Zeker is dat een dergelijk systeem, mits goed gebruikt de bureaucratie kan verminderen en de kwaliteit van de zorg verder kan versterken.” Ankie Lubbers besluit: “Hiermee kunnen we verantwoorde roosters maken en tegelijkertijd sturen op kwaliteit en kosten. Met hulp van ORTEC en Capgemini hebben we in 2010 een grote sprong voorwaarts gemaakt, waardoor we ons nog beter kunnen focussen op dat waar het om gaat: de zorg voor onze cliënten.”
Bron: Ortec
