Pages Menu
Categories Menu

Posted on 15/03/2016 in Case Study | 0 comments

Social Business Platform helpt Zorgbalans zelfsturend te werken

Sinds 2012 werkt thuiszorgorganisatie Zorgbalans met zelfsturende teams. Teams zonder leidinggevenden, waarin 800 medewerkers zelf ondernemen en de zorg voor cliënten organiseren. Het resultaat: minder coördinatie, minder managers, meer zelfstandigheid en betere zorg. Om zelfsturende teams te laten slagen, is goede en directe onderlinge communicatie essentieel. Om dit mogelijk te maken, implementeerde Zorgbalans samen met KPN een Social Business Platform.

Het nieuwe Social Business Platform, genaamd InZorgbalans, helpt thuiszorgmedewerkers informatie te delen en kennis makkelijk te verspreiden. Het werkt snel, laagdrempelig en op elk apparaat. Het hebben van goede en directe onderlinge communicatie is een belangrijke voorwaarde voor het succes van zelfsturing. Judith Touw, projectmanager bij Zorgbalans, licht toe: “Het gesproken woord is het belangrijkste communicatiekanaal binnen Zorgbalans. Hoe gaan mensen informatie uitwisselen en delen, top-down én horizontaal? Ons uitgangspunt was: het onze medewerkers makkelijker maken. Zodat ze informatie goed kunnen delen en kennis makkelijk kunnen verspreiden. Waar ze ook zijn.” Met het nieuwe platform kunnen medewerkers naast mondelinge communicatie, ook digitaal via smartphone of tablet informatie delen.

Om tot een geschikt Social Business Platform te komen, heeft Zorgbalans verschillende leveranciers en producten vergeleken. Uiteindelijk viel de keuze op KPN. Theo van Deudekom, ICT-manager bij Zorgbalans, legt uit waarom: “Het belangrijkste selectiecriterium was gebruiksvriendelijkheid voor onze medewerkers. Daarnaast had KPN al een standaardaanpak ontwikkeld om tot een Social Business Platform te komen, inclusief implementatie. Dat gaf voor ons de doorslag. Bovendien was het platform al in gebruik bij KPN zelf. We wilden ook werken met een partij die de regie kon nemen. Een ander voordeel van het platform is dat het via single-sign-on op elk apparaat te bereiken is – van smartphones en tablet tot desktop.” Voor André Brand, voormalig Directeur Thuiszorg bij Zorgbalans gaf de ervaring de doorslag: “KPN had erg veel kennis op het gebied van implementatie en acceptatie van een Social Business Platform door gebruikers. Daar ging het natuurlijk primair om: hoe ga je zorgen dat het systeem door de teams wordt omarmd?”

Door en voor medewerkers
De medewerkers van Zorgbalans speelden een belangrijke rol bij de totstandkoming van het nieuwe platform. Judith Touw: “Onze thuiszorgmedewerkers zijn intensief betrokken geweest bij de ontwikkeling van het platform. InZorgbalans is vóór en dóór medewerkers tot stand gekomen. Het platform is makkelijk in gebruik en ziet er modern uit, helemaal in onze huisstijl. Met trainingssessies en workshops hebben we iedereen wegwijs gemaakt op dit nieuwe digitale platform. Een deel van onze medewerkers was namelijk nog niet bekend met social media.”

Kwaliteit van zorg
Het werken met het nieuwe platform heeft direct invloed op de kwaliteit van zorg. Behalve dat medewerkers elkaar nu veel gemakkelijker kunnen bereiken, is ook het delen van kennis eenvoudiger geworden. Theo van Deudekom: “Het platform is eigenlijk een kruising tussen Facebook en Twitter en het heeft ook alle functionaliteiten van een traditioneel intranet. Medewerkers hebben veel makkelijker toegang tot informatie, groepen en specialisaties. Zo kunnen bijvoorbeeld wondverpleegkundigen snel en eenvoudig informatie met elkaar delen en elkaar vragen stellen. Je kunt altijd kijken wat het laatste nieuws is, chatten met andere mensen en zo snel en gericht informatie vergaren. Dat verbetert direct de kwaliteit van de zorg. We verwachten door het toenemend gebruik van het Social Business Platform een explosie van data. Vooral op onze mobiele devices. Daar heb ik al op geanticipeerd door de hoeveelheid beschikbare data binnen onze abonnementen te vervijftigvoudigen.”

De introductie van het platform betekent een definitieve verandering voor de manier van communiceren binnen Zorgbalans, stelt Theo van Deudekom. “E-mail is eigenlijk al een beetje achterhaald, maar je moet wel een ander platform bieden dat mensen gaan gebruiken. En dat kun je alleen maar doen als het wat toevoegt aan het werk van medewerkers.”

Read More

Posted on 20/01/2015 in Case Study | 0 comments

Heldere processen maken zorg efficiënt

Ascom en KPN hebben de handen ineengeslagen en hebben een missiekritische communicatie-oplossing ontwikkeld voor de gezondheidszorg, gebaseerd op mobiele netwerktechnologie. Wendy Bor, Directeur Global Sales Operations van Ascom en Monique Philippens, Directeur KPN Zorg, lichten toe waarom dergelijke communicatie-oplossingen cruciaal voor de zorgsector zijn.

Waarom introduceert Ascom juist nu een mobiele netwerktechnologie-oplossing voor de zorgmarkt?
Wendy Bor: Er zijn drie redenen waarom we deze oplossing nu op de markt brengen. De eerste is dat de zorgsector steeds mobieler wordt. Zorgverleners werken op verschillende locaties, zowel in zorginstellingen als buiten de instellingen, zoals bij mensen thuis. Daarnaast bestaat de huidige communicatie niet meer alleen uit eenvoudig telefonisch verkeer en berichten, maar worden er steeds grotere hoeveelheden data uitgewisseld. Zo kunnen mobiele apparaten bijvoorbeeld al golfvormen van een hartmonitor laten zien. De derde trend is een toename van het aantal elektronische patiëntendossiers. Dit vraagt om een goede integratie om informatie te delen tussen verschillende applicaties, apparaten en netwerken.

Welke voordelen biedt een missiekritisch netwerk voor zorgverleners?
Monique Pilippens: Wij willen de processen in zorginstellingen efficiënter maken, zodat zorgverleners overal kunnen werken. Hiervoor is betrouwbare informatie-uitwisseling vereist tussen zorgverleners en tussen professionals en consumenten in een veilige omgeving. Een constante beschikbaarheid is hierbij noodzakelijk. Zo zetten we bijvoorbeeld in een ziekenhuis een mobiel netwerk op speciaal voor personeel, zodat mobiel telefoonverkeer van patiënten en bezoekers deze communicatie niet kan verstoren.

We hebben een ZorgCloud gebouwd samen met onze partners, waarvan Ascom er één is. De cloud voorziet niet alleen in het netwerk, maar ook in de werkomgeving en applicaties voor zorgverleners waarmee ze patiëntgegevens kunnen analyseren. Alarmsystemen en hartmonitoren zijn hier een voorbeeld van. Als de informatie zich in de cloud bevindt, dan kunnen deze gegevens eenvoudig worden uitgewisseld, omdat er een standaard is ontwikkeld voor zorginstellingen.

De ZorgCloud van KPN is een Nederlandse hub die het mogelijk maakt een werkomgeving te creëren waar mensen met elkaar in contact kunnen komen en zij informatie met elkaar kunnen uitwisselen. De hub is alleen beschikbaar voor gecertificeerde organisaties. De meerderheid van de ziekenhuizen en bijna alle huisartsen, apothekers en andere zorginstellingen in Nederland zijn aangesloten op deze hub.

Wat zijn de voordelen van het interoperabiliteitsprogramma van Ascom voor de mobiele netwerktechnologiesector?
Wendy Bor: We hebben ons operabiliteitsprogramma uitgebreid, zodat we nu ook kunnen samenwerken met andere leveranciers uit de mobiele technologiesector, zoals telecomaanbieders. Hierdoor weten we zeker dat we onze apparaten kunnen testen en dat ze valide zijn binnen de verschillende netwerken. Ons doel is dat alle medische apparaten en overige infrastructuren in een ziekenhuis zonder problemen met elkaar kunnen communiceren. Daarom werken we samen met aanbieders die kunnen voorzien in een veilige en betrouwbare connectiviteit waar de zorgsector behoefte aan heeft.

Welke diensten levert Ascom voor de zorgsector?
Wendy Bor: Door de combinatie van WiFi en mobiele technologieën kunnen wij innovatieve applicaties ontwikkelen. Doordat we informatie mobiel kunnen maken, is de data beschikbaar op de plek waar het nodig is. Zo hebben zorgverleners bijvoorbeeld toegang tot patiëntgegevens, waar ze zich ook bevinden op dat moment. Onze oplossingen verminderen alarmmoeheid, we zorgen ervoor dat het juiste alarm terecht komt bij de juiste persoon. Dit voorkomt dat zorgverleners de hele dag worden geconfronteerd met alarmen. We werken aan het verbeteren van klinische workflows met onze applicaties, waardoor zorginstellingen profiteren van een grotere efficiëntie en kostenbesparing. Hierdoor worden er minder fouten gemaakt en kan personeel sneller reageren als een patiënt hulp nodig heeft. Dit zorgt voor een grotere patiëntveiligheid en meer tevredenheid bij werknemers.

Hoe kan een zorgaanbieder profiteren van de beste return on investment?
Wendy Bor: Er zijn veel verschillende manieren om return on investment te definiëren. Uiteraard is dit een financiële kwestie, maar patiëntveiligheid is de belangrijkste factor. Ziekenhuizen zouden zich moeten richten op hun belangrijkste taak, namelijk het zo goed mogelijk zorgen voor patiënten. Een laag sterftecijfer, goede patiënttevredenheid en een korte verblijfsduur in het ziekenhuis blijven belangrijk. Onze zorgoplossingen omvatten het mobiel beschikbaar maken van data zodat deze overal toegankelijk is, de ondersteuning van slimme workflows zoals medicijnadministratie, verhoogde doorvoer van radiologiediensten en het verminderen van alarmmoeheid. Deze oplossingen optimaliseren de klinische workflows en verbeteren de positie van zorgverleners. Een tevreden werknemers is de beste hulpverlener en draagt bij aan een hogere patiënttevredenheid.

Bron: KPN en Ascom

 

 

Read More

Posted on 15/12/2014 in Case Study | 0 comments

Promedico garandeert vertrouwelijkheid van medische dossiers

Steeds meer huisartsen leggen een elektronisch medisch dossier aan over hun patiënten. Het delen van deze informatie met andere artsen en medewerkers in de gezondheidszorg, blijkt echter niet vanzelfsprekend. Veiligheid en vertrouwelijkheid zijn cruciaal bij het delen van medische patiëntendossiers. Promedico ICT introduceerde hiervoor Promedico ASP, een manier van werken die huisartsen de mogelijkheid biedt om op een veilige manier medische informatie te delen en uit te wisselen.

Promedico ASP is een online softwareapplicatie die huisartsen en andere gezondheidsmedewerkers toelaat om medische gegevens van hun patiënten te delen en uit te wisselen. De toepassing ondersteunt huisartsen om zo het behandelingsproces van de patiënt optimaal te beheren, zelfs al is die patiënt in behandeling bij een andere arts.

ASP-server
Alle medische dossiers worden hiertoe bewaard op een centrale ASP-server. Ze zijn online toegankelijk voor iedereen die hiertoe gemachtigd is door de huisarts van de patiënt. Centralisering van de medische informatie laat huisartsen en andere gezondheidsmedewerkers toe om op een makkelijke manier informatie uit te wisselen en op die manier de kwaliteit van de medische zorg te verbeteren daar de complete medische geschiedenis van de patiënt altijd beschikbaar is.

Andere artsen dan de huisarts hebben nu ook toegang tot cruciale en potentieel levensreddende informatie over mogelijke allergieën, medicijngebruik, vaccinaties en recente ziektes, waardoor ze een nauwkeurigere diagnose kunnen stellen en de best mogelijke behandeling kunnen voorschrijven.

Promedico ASP biedt huisartsen teven een agenda, een boekhoudpakket, rapporterings- en observatiemogelijkheden en een correspondentiemodule met een geïntegreerde scanoplossing. Dit concept kan de huisarts heel wat tijd besparen en kan een aanzienlijke verlichting van de belasting opleveren. Bovendien worden de server, infrastructuur en applicatie beheerd door een derde partij, waardoor huisartsen niet langer zelf back-ups behoeven te maken of updates en bijkomende software moeten installeren.

Succesfactoren
Omdat de medische dossiers via een open internetverbinding toegankelijk zijn voor huisartsen en ander medisch personeel moeten de veiligheidsnormen voldoende hoog zijn. Promedico nam geen risico’s om de beveiliging en vertrouwelijkheid van de gegevens te waarborgen. Informatie is enkel toegankelijk via een VPN-verbinding of met behulp van een zogeheten Digipass-token. Niet-geautoriseerde personen kunnen hierdoor de informatie niet opvragen of inkijken.

“Ons veiligheidsbeleid ten aanzien van Promedico ASP is heel streng”, zegt Robert Verhagen, operations manager bij het bedrijf. “Het bestaat uit drie stappen: authenticatie, onweerlegbaarheid en vertrouwelijkheid. Om te voldoen aan alle drie stappen, ontwikkelde Promedico een nauwgezette administratieve procedure. “

Authenticatie is het proces waarbij men nagaat of iemand daadwerkelijk is wie hij of zij verklaart te zijn. Promedico authenticeert huisartsen in persoon en via het BIG-register, de Nederlandse databank waarin erkende gezondheidszorgmedewerkers worden geregistreerd. De huisarts is verplicht zich te identificeren met een wettelijk en geldig legitimatiebewijs.

Onweerlegbaarheid is een manier om te garanderen dat de afzender van een bericht later niet kan ontkennen dat hij het bericht stuurde. Dit wil tevens zeggen dat de ontvanger niet kan ontkennen het bericht ontvangen te hebben. Onweerlegbaarheid kan worden bereikt door het gebruik van digitale handtekeningen die functioneren als een uniek identificatienummer voor een individu. Om de gegevens in Promedico ASP te raadplegen en aan te passen, heeft het bedrijf een beroep gedaan op de Digipass-technologie van security-specialist Vasco.

Vertrouwelijkheid wordt gegarandeerd door het versleutelen van een bericht (encryptie). Zelfs als de informatie wordt onderschept door derden, blijft de inhoud dus onleesbaar.

Waterdicht
De toegang tot Promedico ASP wordt beschermd door Digipass 300. Huisartsen die gebruik wil maken van Promedico ASP in hun praktijk, kunnen een Digipass aankopen voor een forfaitaire vergoeding. De eerste Digipass wordt altijd persoonlijk afgeleverd aan de huisarts die een juridische en geldig legitimatiebewijs dient te overleggen bij ontvangst.

Digipass 300 is een authenticatie-toestel dat beveiligd is met een pincode. Pin en Digipass worden afzonderlijk geleverd. Na het eerste gebruik wordt de huisarts automatisch gevraagd om zijn pincode te wijzigen. Om in te loggen op de applicatie moet de huisarts zijn pincode ingeven op het toetsenbord van de Digipass. Het toestel zal vervolgens een elektronische handtekening berekenen die door de huisarts wordt ingegeven in de applicatie. Is de handtekening geverifieerd door de authenticatiesoftware – Vacman Controller geheten – kan de huisarts de medische gegevens van zijn patiënten raadplegen. Elektronische handtekeningen die gegenereerd worden door Digipass blijven slechts twee minuten geldig. Huisartsen worden hierdoor als het ware ‘gedwongen’ om zich online te identificeren in real-time.

Met de implementatie van deze authenticatie-toestellen voegt Promedico een extra beveiligings- maatregel in. Alleen de huisarts kan het toestel na het ingeven van zijn persoonlijke pincode gebruiken. Medewerkers of derden kunnen dus geen gebruik maken van Digipass zodat onrechtmatig toegang tot medische dossiers wordt voorkomen. De huisarts kan via de ASP-toepassing wel extra Digipass-toestellen bestellen voor zijn personeel. Alleen een erkende zorgverlener kan extra Digipass bestellen.

Banking level security
“Voor Promedico is de veiligheid van de gegevens van onze klanten van het allergrootste belang “, aldus Verhagen. “We kozen voor Vasco vanwege de kwaliteit van hun oplossingen, met een beveiligingsniveau dat is goedgekeurd door de banksector en op grote schaal gebruikt wordt in Nederland. Door huisartsen een volledige gehoste en beveiligde ASP-dienst aan te bieden, verlichten we hun dagelijkse administratieve taken waardoor ze zich volledig kunnen concentreren op het medische verzorgingsproces van de patiënt. Het systeem wordt voortdurend bijgewerkt en huisartsen hoeven zich niet langer zorgen te maken over de infrastructuur, de server, de beveiliging en het beheer van de applicatie.”

“Dankzij Digipass kunnen huisartsen de medische gegevens van hun patiënten overal en altijd raadplegen. Digipass maakte van Promedico ASP een echte mobiele oplossing, omdat het gebruik van dit authenticatie-toestel niet afhankelijk is van een derde partij en de oplossing dus vrijwel overal ter wereld gebruikt kan worden.”

Voorkeur boven VPN
Toen Promedico net begon met het aanbieden van de ASP-toepassing, konden huisartsen kiezen om via VPN (een virtual private network) of via Digipass toegang te krijgen tot de applicatie. De meeste huisartsen waren geneigd te kiezen voor de VPN-oplossing, omdat ze dachten dat het gebruik van een apart authenticatie-toestel te omslachtig zou zijn. Toen Promedico problemen ondervond met de VPN-verbinding was de toepassing echter gedurende meerdere weken onbereikbaar. Promedico deelde als noodoplossing Digipass-toestellen uit, zodat huisartsen toch nog hun medische dossiers konden raadplegen. Zodra het probleem was opgelost, verkozen 19 van de twintig klanten om Digipass te blijven gebruiken in plaats van terug te keren naar VPN.

tekst: Hans Vandam

Read More

Posted on 04/11/2014 in Case Study | 0 comments

Automatische koppeling Rostar CAS en AFAS Profit onmisbaar voor Antoni van Leeuwenhoek

De meeste organisaties in Nederland hebben hun personeelsadministratie geautomatiseerd. Vele hebben daarnaast ook een systeem voor personeelsplanning. Twee verschillende HR-systemen met veel raakvlakken: personeelsgegevens, contracten, gewerkte uren, verloven, ziekteverzuim. Hoe mooi is het dan als deze systemen automatisch hun informatie uitwisselen? Richard van Schie, applicatiespecialist, en Judith Van der Werf , functioneel beheerder ondersteunende systemen waaronder Rostar CAS, bij het Antoni van Leeuwenhoek in Amsterdam: “Dankzij de koppeling verwerken we gegevens gemakkelijk, snel en met minder kans op fouten. Ziekmeldingen, bijvoorbeeld, voeren we nu één keer in; de rest gaat automatisch.”

Het Antoni van Leeuwenhoek – al ruim honderd jaar hét expertisecentrum voor oncologische zorg en onderzoek in Nederland, – is zo’n organisatie met twee systemen. Met AFAS Profit voor personeelsadministratie en Rostar CAS voor planning. In lijn met de Zorg-cao werken zij met de jaarurensystematiek (JUS). Een centrale systematiek waarbij alle uren van medewerkers volgens contract zijn vastgelegd. Om ervoor te zorgen dat iedereen het juiste aantal uren maakt, registreert het Antoni van Leeuwenhoek gewerkte uren, verlof en ziekteverzuim. Vanuit de centrale jaarurensystematiek plannen zo’n 175 planners – teamleiders, afdelingshoofden, verpleegkundigen – decentraal ongeveer 2.000 medewerkers met Rostar CAS.

Sterke koppeling doorslaggevend
Judith Van der Werf vond de keuze voor Rostar CAS – jaren geleden – niet zo moeilijk. “Voor ons zijn koppelingen tussen personeelssystemen essentieel. Niemand wil toch dubbel invoerwerk met meer kans op fouten? Wij werkten al met een eerder planningsysteem van Paralax, toen we voor de keuze stonden om over te stappen op Rostar CAS of een ander planningsysteem. Wij wilden doorgaan met Paralax en dus Rostar CAS, juist vanwege de koppeling die er al was met ons toenmalige HR-systeem. Een referentiebezoek bij een tevreden ander ziekenhuis met dezelfde pakketten bevestigde onze voorkeur. Een paar jaar later hebben we ons personeelssysteem vervangen door AFAS Profit. Ook daar bleek Rostar CAS goed mee overweg te kunnen.”

Opnieuw koppelen
Door de aanschaf van AFAS Profit moest de bestaande koppeling met Rostar CAS worden aangepast. Richard van Schie: “Als uitgangspunt wilden we in ieder geval alle functies in onze oude koppeling behouden. Dat ging om personeelsgegevens, contractgegevens en ORT-uren, extra uren voor de onregelmatigheidstoeslag, die in geld uitbetaald moesten worden en op de salarisstrook moesten komen. Nieuw was een koppeling voor verlofuren, zodat zowel de planning als de verlofkaart voor de medewerker altijd up-to-date was. En een koppeling voor verzuim, zodat de planner meteen kon zien wanneer iemand ziek was. Technisch moest het allemaal passen binnen onze standaard voor Microsoft-producten en Windows. Maar omdat Rostar CAS en AFAS Profit al veel directe uitwisseling hebben, was dat vanuit IT geen issue.”

Dubbele dienstverbanden
Wat wel een issue bleek te zijn, was de registratie van dubbele dienstverbanden. Richard van Schie schrok er ’s nachts wel eens van wakker. Wat bleek gaandeweg het ontwikkelingsproces? “In ons oude personeelssysteem kon een medewerker geen dubbele dienstverbanden hebben terwijl dit in Rostar CAS al wel ondersteund werd. Om de koppeling met Rostar CAS goed te laten verlopen moesten we dan een nieuwe persoon aanmaken. Zo was ook de koppeling naar Rostar CAS gemaakt. In AFAS Profit hoefde dat niet meer: je hebt gewoon één medewerker en die kan verschillende contracten hebben. Veel handiger natuurlijk. Maar het betekende wel dat de bestaande koppeling helemaal anders moest worden ingericht. Dat vereiste behoorlijk wat denk- en testwerk. Samen met Paralax hebben we flink gepuzzeld om de juiste oplossing te vinden. En dat is gelukt. De koppeling werkt ook bij dubbele dienstverbanden, helemaal zoals wij het willen.”

Efficiënte bedrijfsvoering: daar gaat het om
“Onze belangrijkste opbrengst is de actualiteit van alle gegevens, zowel in Rostar CAS als in AFAS Profit,” zegt Judith Van der Werf. “Wijzigt een contract of gaat iemand uit dienst? Dan verwerk je de informatie in het ene systeem en de volgende dag is het andere systeem automatisch bijgewerkt. Zonder extra handelingen.” Richard van Schie vult aan: “We werken al langer met automatische koppelingen, dus je merkt niet meer zo dat je tijd wint of fouten voorkomt. Maar dat is natuurlijk wel zo. Kijk maar naar de nieuwe koppeling voor ziekmeldingen. De planner zet nu bij ziekte een code in Rostar CAS, waardoor het ziekengeld automatisch via AFAS Profit wordt uitbetaald. Dat ging vroeger met exportlijsten en overtikken. De verwerking van gegevens gaat nu echt gemakkelijker en sneller en geeft minder kans op fouten.”

HR-portal: self-service voor medewerkers
Judith Van der Werf werkt graag met Rostar CAS. “Het is een heel fijn programma met veel mogelijkheden. Je kunt het helemaal inrichten naar hoe jij het gemakkelijkst werkt. Wil je een ander werkblad, speciale kleuren of net iets andere data opslaan? Dat kan gewoon.” Ook de automatische koppelingen zijn een voorbeeld van de flexibiliteit. Richard van Schie: “De koppeling tussen Rostar CAS en AFAS Profit werkt ook door in ons AFAS HR-portal. Dat levert echt tijdwinst op, omdat medewerkers zelf hun eigen gegevens en roosters kunnen inzien. Ook altijd actueel. Automatische koppelingen tussen bedrijfskritische systemen als de personeelsadministratie en planning maakt ons werk echt gemakkelijker. Daar gaan we in de toekomst zeker mee verder.”

Bron: AFAS

Read More

Posted on 24/06/2014 in Case Study | 1 comment

Stichting De Trans ontwikkelt en vernieuwt door Professioneel te Plannen

In de zorgsector staat ‘verandering’ hoog op de agenda. Dat wil zeggen, op de agenda van politici en beleidsmakers. De zorgsector zelf daarentegen heeft een wat behoudend karakter, maar realiseert zich tegelijkertijd dat er zeker iets moet veranderen, om de continuïteit en kwaliteit van de zorgverlening aan hun cliënt te kunnen vasthouden en verbeteren. Maar hoe dan, en met welke middelen?

Met die vraag en het antwoord daarop heeft Robbert Holscher van het Holscher Projectbureau al jarenlang ervaring. “Dit vraagstuk speelt in allerlei branches. Aan elk veranderingsproces gaan belangrijke beleidskeuzes vooraf. In de zorg is dit besef duidelijk aanwezig, meer nog dan in andere sectoren waarin ik ook werkzaam ben, zoals het MKB of de Kinderopvang. Voor een individuele zorgorganisatie is het echter lastig om in te schatten wat die keuzes moeten zijn. De huidige wet- en regelgeving en financieringsstromen veranderen en de zorginstellingen staan voor forse bezuinigingen. Daarom heeft Stichting De Trans mij gevraagd om in hun organisatie de benodigde veranderingen te begeleiden. Ik creëer die veranderingen niet, maar ik leer de organisatie te veranderen, want alleen door zelf te veranderen, kun je vernieuwen. En die vernieuwing heeft de zorg juist hard nodig, om ondanks alle bezuinigingen te blijven ontwikkelen; met elkaar te begrijpen aan welke knoppen je kunt draaien om grip te krijgen op de hele zorgwensketen en om de zorgverlening te blijven optimaliseren. Dat is een proces, en dat begint bij Professioneel Plannen.”

Plannen in de breedste zin van het woord
‘Professioneel Plannen’, dat klinkt vrij theoretisch en algemeen, zo bevestigt Holscher desgevraagd. Maar hij heeft samen met De Trans op heel pragmatische wijze een omvangrijk veranderingsproces in gang gezet. Hierbij staat alles in teken van het optimaliseren van de zorgverlening aan de cliënt. Dat vereist nauwkeurige inventarisatie van de zorgvraag, en het optimaal afstemmen van de zorgverlening daarop. Daartoe moet je strak plannen, maar je moet ook rekening houden met flexibilisering en zelfregie van cliënt en medewerker. En daar moet de zorgorganisatie duidelijke keuzes in maken. Dan wordt ook helder welk softwaresysteem het nieuwe zorgproces het best kan ondersteunen. Holscher: “Dat is wat ik bedoel met Professioneel Plannen. Het is plannen in de breedste zin van het woord. Je gaat vanuit je visie naar capaciteitsplanning en komt dan tot de uitvoering en een verantwoorde bijsturing. In het eerste stuk optimaliseer je het zorgproces, door de zorgvraag om te zetten in een bezettingseis. Je weet exact welke zorg de cliënt wanneer nodig heeft, en stemt daar de juiste functies op de juiste tijden op af. Zo zorg je ook voor functiedifferentiatie. En dan ben je feitelijk al bezig met het tweede deel; het bijsturen en reorganiseren waar nodig. Daar heb je software bij nodig die dat dynamische proces ondersteunt.” Holscher is er van overtuigd dat deze ketensegmentatie binnen elke zorgorganisatie forse besparingen oplevert. Omdat je als organisatie meer grip krijgt op de zorgketen, als die volledig transparant is voor zowel cliënten, medewerkers als leidinggevenden.

Professionele planning is niet te koop
Hoe vind je als zorgorganisatie de juiste begeleiding en middelen om veranderingen tot stand te brengen? Holscher is hierin heel stellig: “Verandering en professionele planning zijn niet te koop. Het vraagt om een inspanning van iedereen in de organisatie. Een zorgorganisatie zal moeten investeren in zichzelf, in advies, begeleiding en software. In die volgorde. En dat betekent niet alleen investeringen in tijd en geld, maar ook in commitment. In de wil om te veranderen en het zorgproces anders te gaan inrichten.” Bij De Trans, onderdeel van zorgconcern Espria, was er zowel de noodzaak, als ook de wil tot veranderen.

In februari 2013 heeft De Trans het veranderingsproject Professioneel Plannen ingezet, met als doel de wensen van de cliënt nog beter naar de dienstverlening te vertalen. Dat betekent meer regie bij de cliënt en medewerker, zonder daarbij het belang van de organisatie uit het oog te verliezen. En zorgen dat verschillende processen beter op elkaar worden afgestemd in de keten van zorgvraag naar verloning. Onder begeleiding van Robbert Holscher heeft het management keuzes gemaakt voor de wijze waarop ze de zorgverlening wilden inrichten; centraal/decentraal plannen, de mate van flexbilisering, zelfroostermogelijkheden, hantering Jaar Uren Systematiek (JUS) etc. Op basis daarvan zijn doelen geformuleerd, met duidelijke probleemstellingen en casuïstiek. Holscher hierover: “Zo ontstond ook een goede vergelijkingsmogelijkheid tussen het aanbod van softwaresystemen, die je nodig hebt om die doelen te bereiken. Want daarin heb je aanvankelijk nog niet voldoende inzicht. Je bent als organisatie niet thuis in wat er ICT- technisch allemaal mogelijk is, en wat je daarvan wel en niet nodig hebt. Wel stond het De Trans duidelijk voor ogen, hoe ze het zorgproces efficiënter wilden inrichten en uitvoeren. En dat ze goed wilden monitoren met volledig inzicht in de werkelijke uren en euro’s.”

Keuzeproces; aanbesteding, PvE, welk selectietraject?
Holscher over het keuzetraject: “Organisaties zijn tegenwoordig al snel geneigd om tenders, ofwel aanbestedingen uit te schrijven als het gaat om de aanschaf van ICT systemen. Want het gaat om belangrijke investeringen. Dat gaat gepaard met een enorm programma van eisen waaraan zo’n systeem moet voldoen. In mijn optiek is dat niet altijd de juiste weg. In de zorg is een openbaar aanbestedingstraject niet verplicht, en ik denk ook dat zo’n keurslijf van vragen niet het beste in de potentiele leveranciers naar boven haalt. Je wilt als organisatie vooral weten hoe de software aan kan sluiten op jouw zorgproces en, niet onbelangrijk, op de bij jou reeds aanwezige systemen. De Trans hecht ook veel waarde aan ‘het kunnen spreken van dezelfde taal’. Wij wilden geen technisch verhaal van de potentiele leveranciers, maar een pragmatisch verhaal op inhoud van de doelen. Naast standaard vragen, waren de wensen die we hebben geformuleerd helemaal toegesneden op onze doelen. Ayton toonde in alle opzichten het meeste commitment en spreekt onze taal, zodat er een echte win-win situatie is ontstaan.”

De match tussen zorgproces en software
Intern bij De Trans is Inge Meems als projectleider verantwoordelijk voor het coördineren van het project Professioneel Plannen. Zij werkt nauw samen met Ayton als gaat om de implementatie van de Aysist software. “We lopen mooi op schema. We zijn de performance-testfases voorbij en de aansluiting met Youforce van RAET (Beaufort) is startklaar. Ook hebben we gekeken naar onder andere de aansluitingen met Exact en (wellicht op termijn) Plancare. We zitten nu midden in de technische implementatie en de eerste uitrol staat op stapel. De planners zijn bezig met het invoeren van alle werkpakketten, ofwel de basisdienstpatronen. Dat moet in augustus zijn afgerond. Het is heel goed om te zien, dat de nieuwe roostermethodiek met de cyclische roosters, en een geïntegreerde Jaar Uren Systematiek, voor de planners herkenbaar is in de software. Dat noem ik nou een goede match tussen proces en software. De livegang met de eerste verloning is gepland op 1 september, en echt spannend is het alleen op details. Maar ja, ook die heeft Ayton al zo vaak gerealiseerd, dat ik er alle vertrouwen in heb, dat dat goed gaat. “
De Trans gaat voor de ‘liefhebbers’ zoals Inge Meems het noemt, de volgende fase ook naar voren halen. Daarin zal ook de managementinformatie beschikbaar worden gesteld vanuit Aysist CapaciteitsPlan, in uren en euro’s. “Dat geeft ons nog meer sturingsinformatie, want dan zien we direct of de geplande formatie in de pas loopt met de euro’s die binnenkomen. Daar kun je dan tijdig op inspelen. Dan is onze planning niet alleen vraaggestuurd, maar ook volledig binnen de financiële kaders ingericht.”

Bron: Ayton (ingezonden artikel)

Read More

Posted on 15/04/2014 in Case Study | 0 comments

Stichting Sint Anna voert organisatieveranderingen dankzij LEAN-methode succesvol door

Sint Anna is een kleinschalig woonzorgcentrum voor ouderen in Boxmeer. Het is verbonden aan de congregatie van de Zusters van Julie Postel . De zelfstandige instelling heeft als  Missie en Visie ‘Uniek zijn en uniek blijven’. Dit door minder afhankelijk te zijn van subsidies vanuit de overheid maar vooral ook de belangen van bewoners en medewerkers centraal te stellen.  Om dit te kunnen blijven realiseren, heeft Sint Anna in 2013 de eigen organisatie kritisch onder de loep genomen en verbetertrajecten via de LEAN methode doorgevoerd.  De uitvoering van de projecten is nog in volle gang maar de tussentijdse resultaten zijn klinkend: de medewerkerstevredenheid is gestegen van een 7.2 naar 7.7 en door de invoering van zelfroosteren wordt per team jaarlijks gemiddeld 171 uur bespaard.  Daarnaast ervaren medewerkers significant minder werklast. De succesfactor ligt volgens bestuurder Enny Hoenselaar van Stichting Sint Anna ‘in het betrekken van medewerkers bij de projecten en de hechte samenwerking met UNIT4 als ICT-partner’.

Het jaar 2013 was een keerpunt voor Stichting Sint Anna (180 aantal bewoners,  300 medewerkers). Wil de organisatie kunnen blijven voldoen aan de wensen van bewoners en medewerkers én de eisen van de overheid, moest er iets veranderen: aan de organisatie en aan de ICT. Om draagkracht voor veranderingen te creëren, is besloten om meer verantwoordelijkheid bij medewerkers zelf neer te leggen. Om deze verandering succesvol door te voeren heeft de zorgorganisatie gekozen voor de LEAN-methode. Hierbij zijn processen kritisch bekeken, gedroomd over ideale processen en vervolgens vertaling naar toekomstige processen gemaakt. Daarbij kwam ook de vraag: hoe kan ICT strategisch bijdragen aan de doelen die de medewerkers realiseren?

Processen als uitgangspunt
Sint Anna gebruikte software van UNIT4 ter ondersteuning van de processen, maar stelde de toegevoegde waarde ervan ter discussie. ICT is geen doel op zich maar een hulpmiddel. Er leefde echter intern het gevoel dat de ICT-leverancier dit niet zo zag. Sint Anna liet vervolgens een quick scan uitvoeren door een ICT-bedrijf dat de ondersteuning bekeek vanuit consultancy oogpunt.  “UNIT4-directeur Jan Pol vroeg of hij die quick scan mocht bekijken en ook een voorstel mocht doen”, vertelt Enny Hoenselaar. “Ik was best verbaasd want ik had die vraag niet verwacht. We hadden altijd het idee dat UNIT4 direct met producten voor een probleem kwam, maar er verscheen een projectvoorstel waarbij onze processen als uitgangspunt werden gesteld.  Via LEAN zouden eerst onze processen in kaart worden gebracht en bekeken hoe ze efficiënter konden. Vervolgens zou er software-ondersteuning bij worden gezocht. We hebben toen akkoord gegeven aan dit voorstel want het paste in ons beleid om meer verantwoordelijkheid bij de medewerkers te leggen (een zogenaamde bottom up benadering)”

Na de keuze is er een stuurgroep opgesteld bestaande uit het management team van Sint Anna en Jan Pol, directeur van UNIT4 Gezondheidszorg en strategisch consultant Aniek Fikken. Vervolgens is er per proces een werkgroep gevormd met betrokken medewerkers. “Bij bijvoorbeeld het project Zelfroosteren, hebben we een groep van vertegenwoordigers van alle afdelingen en – functies samengesteld”, zegt Leon Janssen, Manager Zorg en Welzijn.  

Draagvlak
De teamleiders en staf zijn vervolgens getraind in de LEAN-methode en toen zijn processen bekeken. De waarde van de klant stond daarbij centraal: soms was dat de medewerker en bij sommige processen de bewoner. De input kwam vanuit de leden van werkgroepen en daardoor ontstond draagvlak voor het digitaliseren, vertelt Gijs Holterman, Manager Bedrijfsvoering bij Stichting Sint Anna. “Maar UNIT4 heeft ook wel eens geadviseerd om iets niet te digitaliseren met UNIT4 Cura. Daardoor merkten we dat UNIT4 er niet uitsluitend als ICT-leverancier in stond maar echt als partner om de veranderingen samen met ons door te voeren.”

Bezuinigingsmaatregel
Sint Anna heeft LEAN ingevoerd om processen te optimaliseren, de informatievoorziening, de kwaliteit en de bedrijfscultuur te verbeteren. LEAN is dus niet ingestoken als bezuinigingsmaatregel. “Als je die insteek kiest, dan zetten medewerkers bij voorbaat de hakken in het zand”, stelt Enny Hoenselaar. “Onlangs hebben we het voorbije jaar geëvalueerd en we hebben ook geconcludeerd dat de werklast bij sommige medewerkers is afgenomen en dat er bij sommigen ruimte is gekomen. Onze mensen ervaren nu zelf het resultaat. 2014 wordt echt het jaar dat we de vruchten gaan plukken van de inspanningen die we met LEAN afgelopen jaar hebben gedaan. Het bedrijfsbureau heeft de processen op orde en er is inzicht in de personeelsbehoefte.

Hoe zorg je ervoor dat de processen LEAN blijven?
Christina Brucks, beleidsmedewerker bij Stichting Sint Anna: “In de dertien jaar ervaring als beleidsmaker weet ik dat mensen na een verandering vervallen in oude gewoontes. Daarom is het belangrijk dat de doelstellingen en de koppeling aan de klanten helder blijven bij alle betrokkenen. Het eigen maken van nieuwe systematiek kost tijd. Committeren aan de reden van de invoering van LEAN is belangrijk en daarom nemen we verbeterideeën uit de organisatie altijd serieus zodat LEAN blijft leven.”

Leon Janssen, Manager Welzijn en Zorg:  “We zullen de LEAN-werkgroepen af en toe bij elkaar te roepen en kijken of het gedefinieerde proces nog goed loopt. Als we vanuit de werkgroep signalen opvangen dat bepaalde zaken niet meer worden toegepast, kunnen we maatregelen nemen. Neem de zorgleefplannen. In het verleden constateerden we dat ieder team zijn eigen formulier aan het bedenken was.  Als bij de bij LEAN-werkgroep betrokken medewerkers dit zien gebeuren, dan zeggen ze er wat van. Deze werkwijze is dus aantoonbaar effectiever dan wanneer die vanuit de organisatie wordt opgelegd.”

Bottom-up
De LEAN methodiek levert een positieve bijdrage aan de uitvoering  van het meerjarenbeleid van Sint Anna,  waarin verantwoordelijkheden laag in de organisatie worden gelegd. Van oudsher is   Sint Anna top down geleid. “In een jaar tijd hebben we een meer bottom-up cultuur gecreëerd”, vertelt Enny Hoenselaar. “Ik vind het heel erg knap dat medewerkers nu bij zaken constateren en ook zeggen dat iets niet LEAN is dus niet direct relevant voor de klant. Medewerkers geven nu bijvoorbeeld aan dat ze bepaalde zaken in de LEAN-werkgroep kunnen afhandelen, terwijl voorheen het Management Team werd ingeschakeld.”

Christina Brucks: “We hebben veel van onze medewerkers gevraagd. Maar ze blijken meer te kunnen dan ik durfde dromen. De vaardigheden van de medewerkers zijn transparant geworden.” Leon Jansen: “De medewerkers tevredenheid is gestegen van 7,2 naar 7,7. Door de werkgroepen leren ze van elkaar en dat heeft de saamhorigheid vergroot.”

En hoe zit het met de tevredenheid van de bewoners?
Enny Hoenselaar: “Die was met een acht al heel hoog. Later dit jaar doen we een nieuwe meting maar we horen van de bewoners dat onze medewerkers een stuk minder mopperen dan voordat we LEAN invoerden. Dat LEAN zo succesvol is ingevoerd is ook voor een belangrijk deel te danken aan UNIT4. De consultant denkt mee en durft zich kwetsbaar op te stellen. UNIT4 neemt zijn kleine klanten echt serieus en helpt ons ICT strategisch in te zetten. Zo draagt ICT bij aan onze organisatiedoelstelling die onze medewerkers realiseren. Dit succesverhaal durf ik nu ook te vertellen tijdens intervisie stuurgroep bijeenkomsten met andere bestuurders. Zo spraken we onlangs over zelfroosteren. Collega-bestuurders noemden de software-oplossingen die ze ervoor in hebben gezet. Ik gaf aan dat we eerst het proces LEAN hebben gemaakt en vervolgens de resultaten. Ik kreeg van een bestuurder de vraag of zijn projectleider contact mocht opnemen met onze projectleider voor meer informatie want onze methode vond hij het meest aansprekend.”

Gijs Holterman:  “Voornamelijk kleine zorginstellingen lijken te worstelen met het digitaliseren van processen buiten de administratie. Medewerkers ervaren niet direct toegevoegde waarde van het digitaliseren, zeker niet als het van bovenaf wordt opgelegd. Vandaar dat we digitalisering  vanuit procesverbetering  via een bottom-up benadering hebben doorgevoerd. Met tevreden medewerkers als resultaat. Ik denk dat deze benadering voor elke zorgorganisatie, die ICT niet in de vingers heeft, effectief is. De noodzaak moet duidelijk zijn bij het management en de uitvoering moet bottom-up gebeuren.”

Redactionele bijdrage

Read More