Een vergrijzende bevolking, discussies over de veiligheid van het Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) en krappere budgetten. De zorgmarkt in Nederland kent veel uitdagingen op het moment. Door de onstabiele economie moeten kosten worden bespaard, terwijl de operationele efficiëntie en patiëntenzorg moeten worden verbeterd. In het kort: meer werk met minder mensen en daardoor zit er druk op mensen en middelen. Het is belangrijk slimmer te gaan werken en daar willen we een weg in vinden. Door de inzet van nieuwe technologie, de marktwerking en zakelijke behoeften verandert daarom de manier van werken voor veel zorginstellingen.

Een manier om deze uitdagingen het hoofd te bieden, is het digitaliseren van processen binnen instellingen. Digitalisering moet geen doel op zich zijn en het gaat verder dan het scannen van papieren documenten. Het gaat om het digitaal beschikbaar maken van informatie, zodat het toegankelijk wordt voor de juiste persoon, op het juiste tijdstip en op de juiste locatie.

Waarom zou je als organisatie willen digitaliseren? Dat kan vanwege een aantal redenen, zoals:

• Geen vervoer van papieren documenten
• Efficiëntere werkprocessen
• Kostenbesparing
• Geen dubbele dossiers
• Voldoen aan wet- en regelgeving
• Minimale menselijke tussenkomst
• Kleine kans op menselijke fouten door gestandaardiseerde automatisering

Digitaal uitwisselen van informatie
Digitalisering is het kapstok-begrip voor het digitaal beschikbaar maken van informatie. Binnen deze tak van sport bestaan veel toepassingen voor informatie-uitwisseling. Het betekent dan bijvoorbeeld het toevoegen van ‘slimme’ aspecten aan documenten zoals QR-codes of de mogelijkheid de patiëntenlogistiek in een ziekenhuis te sturen.

De oplossing gaat dus veel verder dan het scannen van documenten, maar het probleem is dat momenteel iedere instelling – en zelfs iedere werknemer – anders omgaat met digitale bestanden. Dat begint bijvoorbeeld al met het opslaan van documenten. Hoe noem je het bestand en waar sla je het op zodat iedereen erbij kan? Het is voor organisaties belangrijk als het verwerken van digitale informatie wordt gestandaardiseerd, zodat het werken met de informatie wordt verbeterd. Inscannen van documenten is slechts de eerste stap in het proces van digitalisering, want het is daarna belangrijk wat er gedaan wordt met de digitale informatie.

Zorgpersoneel digitaal ondersteunen
Zoals gezegd, digitalisering is geen doel op zich, maar is bedoeld om werken te vereenvoudigen en verbeteren. Medisch personeel heeft sneller toegang tot informatie als het digitaal beschikbaar is; het is bijvoorbeeld mogelijk om de operatiegeschiedenis ter plekke te bekijken, de kans op fouten in digitale documenten is kleiner en dat komt de kwaliteit van de patiëntendossiers ten goede.

Een tweede doel van digitalisering is dat verzorgend personeel minder tijd kwijt is aan het bijhouden van administratieve taken. Een document wordt slechts eenmaal aangemaakt en vanuit dat document wordt gewerkt. Als dat document op de juiste locatie, op het juiste moment, veilig en betrouwbaar beschikbaar is, kan het medisch personeel meer tijd spenderen aan de patiënt.

Met de komst van digitale hulpmiddelen wordt het personeel beter aangestuurd en dat resulteert in betere zorg voor de patiënt. Dat klinkt voor iedere zorginstelling als muziek in de oren, maar het vergt wel de nodige inspanningen. Ricoh benadrukt dat er niet één oplossing bestaat om alle processen in zorginstellingen aan te pakken, maar dat ieder proces een eigen aanpak vereist. Het is daarnaast een gezamenlijke inspanning van IT-leverancier en zorginstelling, zodat je met goed overleg processen kunt optimaliseren. Dat vraagt een samenwerking om samen tot een doel op lange termijn te komen. Het is daarbij belangrijk om klein te beginnen en de mogelijkheden daarna uit te breiden. Dat leidt uiteindelijk tot een kostenbesparing en kwaliteitsverbetering.

Dit artikel is een samenvatting van de kennissessie die is gegeven op het hoofdkantoor van Ricoh Nederland op 14 januari met als titel ‘Het recept om patiëntgegevens te digitaliseren’. Het volledige verslag is hier na te lezen.

Auteur: Pieter Rahusen, Senior Marketing & Development Manager Healthcare bij Ricoh Nederland