Op 1 januari 2015 zijn twee afdelingen van twee afzonderlijke organisaties losgekoppeld en gestart als nieuwe organisatie: Veilig Thuis Haaglanden. De uitdaging van system integrator Zetacom was om een compleet nieuwe telefoniedienst te implementeren die continue bereikbaarheid garandeert, veilig is en de kosten verlaagt. Binnen drie maanden konden de medewerkers van VTH aan de slag met een cloud-telefonieoplossing.
In de regio Den Haag zijn vanaf 1 januari 2015 het Steunpunt Huiselijk Geweld Haaglanden en het Advies-en Meldpunt Kindermishandeling Haaglanden samengevoegd tot Veilig Thuis Haaglanden (VTH). VTH is het centrale advies- en meldpunt voor Kindermishandeling en Huiselijk Geweld. VTH geeft advies en ondersteuning aan iedereen die zich zorgen maakt over zichzelf of over een ander. Er kan direct hulp worden georganiseerd of er kan eerst een onderzoek worden ingesteld. Er wordt veel samengewerkt met andere organisaties, bijvoorbeeld met de school van de kinderen, de verslavingszorg en de huisarts. Het doel is om het geweld te stoppen en te zoeken naar een duurzame oplossing.
Landelijke achtervang
VTH is ook de landelijke achtervang voor de andere Veilig Thuis-organisaties in Nederland. Het aantal telefoontjes in Haaglanden is daarom blijvend hoog. Er komen per dag honderden telefoontjes binnen.
Door de start van Veilig Thuis is overgegaan op een eigen telefoonsysteem met een centraal telefoonnummer en andere functionele eisen. Dorine Wijnants, manager Veilig Thuis Haaglanden: “Wij stellen aan ons telefoonsysteem hoge eisen. De telefoon mag hier namelijk nooit uitvallen. Vijf minuten geen telefoon is al een groot probleem, een half uur is echt een ramp. Wij worden 24×7 gebeld. Ook ’s nachts, door mensen die hulp nodig hebben, politie en ziekenhuizen, maar ook in verband met de landelijke achtervang. Mensen die ons bellen zijn in nood, die mag je niet van het kastje naar de muur sturen. Bereikbaar zijn kan bij VTH letterlijk het verschil maken.”
Goede ervaring
Bureau Jeugdzorg werkt al lange tijd met system integrator Zetacom, die aan deze organisatie een lokale telefonieomgeving leverde. De medewerkers van Veilig Thuis Haaglanden zijn daarom al bekend met Zetacom. Het bedrijf levert telefonie, netwerken en zorgsystemen voor de zakelijke markt. Tot de opdrachtgevers van Zetacom behoren onder andere ziekenhuizen en zorginstellingen. Juist daarom begrijpt het bedrijf wat altijd bereikbaar zijn betekent voor klanten. Door de goede ervaringen en samenwerking, was het logisch om advies over een nieuw telefoonsysteem voor VTH neer te leggen bij Zetacom. Eind 2014 kreeg de system integrator de opdracht om een nieuw telefoniesysteem te implementeren, inclusief zeventig bureautelefoons. Half maart 2015 was de cloud-telefonieoplossing van NFON operationeel.
Jasper den Hartog, manager Cloud Solutions bij Zetacom: “Het cloud-telefoniesysteem van NFON sluit goed aan bij de verwachtingen van VTH. Dit systeem vergt geen grote investeringen, de exploitatiekosten zijn flexibel en gunstig, en het beschikt over een uitgebreide functionaliteit. Daarnaast wilde VTH compleet ontzorgd worden door één partij. VTH was geen groot bedrag kwijt aan hardware en software. Dit maakte de weg vrij voor het implementeren van een zeer geavanceerde cloud-oplossing. Ons advies was om een NFON-systeem te gebruiken: telefonie ‘uit de
cloud’, via internet dus. De hardware van NFON staat verspreid over meerdere datacenters. Zo’n redundante cloudoplossing biedt maximale beschikbaarheid en veiligheid. Voor de gebruiker betekent het optimaal gebruiksgemak. Sluit de telefoon aan waar je hem wilt gebruiken, en je kunt meteen bellen.”
150 functies
De bureautelefoons bieden meer dan honderdvijftig telefoonfuncties. Natuurlijk met bekende functies, zoals het aannemen van een gesprek voor een collega. Maar ook is het mogelijk om een conferentiegesprek te voeren waarbij collega’s het bureaublad van hun computer delen om samen te werken. Ondanks de vele functies zijn de bureautelefoons zo intuïtief, dat iedereen er meteen mee aan de slag kan. Daarnaast heb je niet de beheerkosten van een PBX-centrale. De klant betaalt per aansluiting per maand. Een zeer flexibel en kosteneffectief systeem. Mocht VTH meer medewerkers krijgen, dan is een extra bureautelefoon zo aan te melden.
Het telefoniesysteem moest onder grote tijdsdruk worden geïmplementeerd. Na wat kinderziekten werkt het systeem nu optimaal. Wijnants: “De samenwerking verliep goed. Bij vragen hadden we één aanspreekpunt en problemen werden snel opgelost. Wilden we een ander muziekje op de lijn, dan was dit binnen een uur geregeld. Ze zijn zeer servicegericht. Telefoontjes komen hier binnen bij het secretariaat, de vier medewerksters verbinden de binnenkomende telefoontjes door naar onze specialisten. Bij het doorverbinden gaf de telefoon niet meer aan dat er iemand in de wacht stond. Deze functionaliteit werd meteen toegevoegd toen wij erom vroegen. Ook de headset zonder Bluetooth is fijn. Bij de vorige telefoons was de batterij vaak op, en net op momenten dat je het niet kunt gebruiken. Door de kennis van Zetacom van telefoniesystemen in zorginstellingen, hoefden we het belang van continue bereikbaarheid niet uit te leggen.”
