De financiering in de zorg gaat drastisch op de schop. Gemeenten worden via de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) per 1 januari 2015 verantwoordelijk voor de activiteiten op het gebied van ondersteuning, begeleiding en verzorging. Zorgorganisaties zullen alle zeilen bijzetten om hun organisatie voor te bereiden op de vernieuwde financiering in de zorg. “In een efficiënt zorgproces staan de behoeften van de cliënt centraal. Daaromheen zijn alle zorgverleners en andere partijen georganiseerd”, stellen Jan Pol en Hans ter Brake van UNIT4.

De basisprincipes van het zorgstelsel zijn op veel fronten aan het verschuiven. Er wordt toegewerkt naar een activerend verzekeringssysteem dat maatschappelijke participatie stimuleert. Een belangrijke reden hiervoor is dat de vraag naar zorg zal toenemen terwijl de beroepsbevolking afneemt. Het Centraal Bureau voor de Statistiek heeft berekend dat het aantal 65+ers van 18 procent nu stijgt tot 26 procent van de totale bevolking in Nederland in 2040. Bovendien zullen 65+-ers steeds ouder worden. Ook het aantal chronisch zieken neemt toe. De zorgvraag stijgt, terwijl de beroepsbevolking van dik 60 procent (2014) daalt naar 53 procent in 2040. Technologie kan het gat tussen zorgvraag en zorgaanbod verkleinen. Door inzet van domotica, mobiele administratieve- en registratiesystemen en communicatietools kunnen de kosten omlaag.  Innovatieve toepassing van technologie helpt mensen in hun autonomie, gezondheid, zelf/samen-redzaamheid en een zinvol bestaan. Tegelijkertijd maakt ICT zorgverlening en bedrijfsvoering kostenefficiënter.

Anno 2014 kijken zorgorganisaties door de invoering van de Wmo naar nieuwe contractvormen met andere partijen zoals schoonmaakbedrijven, mantelzorgers of ZZP-ers. Ze krijgen te maken met nieuwe vormen van inkoop, contracten en contractpartners, financierings- en factureringsstromen. Het is dus zaak dat zorgorganisaties goed inzicht hebben in de huidige kosten van deze activiteiten en een kijken hoe en waar het efficiënter kan. Cliënten en hun vertegenwoordigers zullen scherper letten op de kosten en onderzoeken waar ze de beste zorg voor de beste prijs kunnen vinden. Er wordt in toenemende mate een beroep gedaan op zelfmanagement en informele ondersteuning, in de vorm van lotgenotencontact, mantelzorg en vrijwilligershulp. Professionele zorg moet daarop proportioneel aansluiten. Zorgkantoren en –verzekeraars hebben ook hun eigen wensen en eisen. Ze vinden het allemaal belangrijk dat zorgorganisaties een juiste en actuele administratie hebben. Zorgorganisaties moeten dus zich inleven in hun beleid zodat ze een logische keuze zijn bij de zorginkoop.

Traditionele werkwijze
“Deze ontwikkelingen hebben een grote impact op de bedrijfsvoering van zorgorganisaties”, stelt Jan Pol, directeur UNIT4 Gezondheidszorg. “Wij merken echter dat veel zorgorganisaties nog steeds een traditionele werkwijze hebben. Dat wil zeggen dat de zorg per discipline is georganiseerd. Informatie-uitwisseling binnen de organisatie is ondanks ICT-oplossingen verre van optimaal, laat staan informatie-uitwisseling met en tussen andere partijen rondom de zorg van een cliënt.”

Lean-methode
Oorzaak is volgens Pol dat de processen organisatorisch nooit zijn gewijzigd. Wil samenhangende zorg succesvol zijn dan moeten zorgorganisaties hun processen op orde hebben voordat ze verder gaan automatiseren en integreren met andere partijen. Om zorgorganisaties te ondersteunen in dit proces, biedt UNIT4 dienstverlening gebaseerd op Lean-methode. Daarbij worden huidige werkprocessen in kaart gebracht en bepaald waar de meeste verspilling zit. Vervolgens komen per proces mensen die een rol hebben in het proces bij elkaar. Onder begeleiding van een facilitator brengen ze het proces verder in kaart. Zo ontstaat snel inzicht in dubbel werk, wachttijd en hersteltijd. Bovendien komt naar voren waar dingen worden gedaan die er niet toe doen, etc. Door knelpunten uit het proces te halen en continue stapsgewijze verbetering ontstaat een efficiënter zorgproces.

Pol: “Door deze aanpak zullen zorgorganisaties merken dat een aantal zaken niet handig gaan. Deelnemers kijken niet alleen naar hun eigen werk, maar omdat je met een brede vertegenwoordiging brainstormt, ontstaat inzicht in het complete proces. En dan vervolgens kunnen we de relevante ICT-ondersteuning implementeren.”

Ideale situatie
Is de basis op orde, dan is de stap te maken naar samenhangende zorg. Samenhangende zorg betekent dat zorgverleners van een cliënt, ongeacht de organisatie waaraan ze verbonden zijn, digitaal met elkaar moeten kunnen communiceren. Iedere zorgverlener krijgt toegang tot relevante informatie en bevindingen kan zij direct rapporteren via een smartphone of tablet. Zo worden fouten vermeden als gevolg van incorrecte informatie. Hans ter Brake, Manager Product Marketing bij UNIT4 Gezondheidszorg schetst een beeld van de ideale situatie waarin een zorgverlener na het behandelen van de cliënt er geen werk meer aan heeft. “De zorgverlener komt bij de cliënt, leest op haar tablet wat andere zorgverleners hebben gedaan en werkt de gerapporteerde aandachtpunten af. Bijvoorbeeld door de cliënt te vragen hoe het gaat sinds hij die medicijnen drie dagen geleden neemt. Die bevindingen voert zij in en de huisarts krijgt hiervan direct een melding indien ingrijpen noodzakelijk is. De zorgverlener begint aan haar taak, registreert deze en sluit ze af. Ze kan de volgende cliënt gaan helpen zonder dat zij iets hoeft te onthouden. De informatie komt in het zorgsysteem en relevante informatie gaat automatisch naar de systemen van zorgverleners verbonden aan andere organisaties. De volgende zorgverlener heeft zo de correcte informatie voor haar behandeling. Dit is het principe van samenhangende zorg. Doordat zorgverleners door deze manier van samenwerking sneller kunnen inspelen afwijkingen, zijn grote problemen beter te voorkomen.

Architeker
Ter Brake ziet de toekomst van zorgadministratie in het begrip “architeker”, een samentrekking van architect en hypotheekadviseur. Een architect helpt met het vormgeven van de complete zorgbehoefte. De hypotheker verzorgt de financiering ongeacht het potje waaruit ze moet komen, bijv. Zvw,  Awbz, Wmo én privé. Daaruit ontstaat een geïntegreerd zorgplan rondom de cliënt dat kan worden uitgevoerd. “Uiteraard is het zorgplan aan te passen aan wijzigende behoeften”, aldus Ter Brake. “Daarop zal UNIT4 de automatisering afstemmen. In dat plan past primair de cliënt, familie en mantelzorg en de formele zorg en ook de inzet van de huisarts en specialist wordt geborgd. De cliënt en alle informele en formele zorgverleners hebben dus toegang tot voor hen relevante informatie en kunnen hun bevindingen registreren die direct beschikbaar zijn voor betrokkenen.”

Wil dit echt slagen dan moeten er standaarden komen voor gegevens uitwisseling. Dit is volgens Jan Pol een uitdaging want standaarden zijn er nog onvoldoende. “Het is nog wel een kip-ei verhaal want de toekomst van standaardiseren is nog onzeker. Dit debat zal in 2014 verder oplaaien, verwachten we.“

Zorgportaal
Om samenhangende zorg te organiseren, beschikt UNIT4 over een portaal waar belanghebbenden toegang tot krijgen tot de voor hen relevante informatie. De zorgverleners kunnen hun bevindingen direct en laagdrempelig rapporteren. Onder water wordt de zorg aan de juiste zorgfinanciering toegeschreven. Jan Pol: “We hebben al een zorgportaal en dat willen we verder uitbouwen zodat we cliënten en zorgverleners kunnen faciliteren in het leveren van  samenhangende zorg.”

Jan Pol is directeur UNIT4 Gezondheidszorg
Hans ter Brake is Manager Product Marketing UNIT4 Gezondheidszorg