Leekerweide heeft samen met Ayton haar roosterplanning opnieuw ingericht en geautomatiseerd met Aysist RoosterPlan. De zorgorganisatie gaat werken volgens de basisroostersystematiek en alle medewerkers krijgen online toegang tot hun planning via het Aysist Medewerkerportaal.

De belangrijkste reden van de veranderingen vloeien voort uit de intensievere samenwerking tussen de diensten wonen en dagbesteding binnen Leekerweide.
Daardoor werken steeds meer medewerkers op meerdere afdelingen. “Dat heeft natuurlijk gevolgen voor zowel inplanning als de administratieve en financiële afhandeling”, aldus Dorien Hoogland, clusterhoofd van Leekerweide en projectleider Aysist. “We wilden een roosterprogramma dat op een efficiënte en overzichtelijke wijze een actueel inzicht in alle diensten en bewegingen kon geven en deze diensten ook nog eens accuraat per kostenplaats kon wegzetten. En daarnaast wilden we dat de medewerkers al hun geplande diensten in één rooster kunnen zien, of ze nu bij de dagbesteding of wonen werken. De huidige roostersoftware bood die mogelijkheden niet. We zijn dan ook op zoek gegaan naar software, die wel aan deze eisen kon voldoen. Want de planning is essentieel als je verbeteringen wilt doorvoeren, bijvoorbeeld in de samenwerking tussen de diensten dagbesteding en wonen. Voor de medewerkers zijn een goede roostering en absolute duidelijkheid over waar en wanneer je gaat werken, van groot belang. Ook aan degene die de planningen maakt behoort het softwareprogramma optimale duidelijkheid te bieden.

Kortom, de wijze waarop je het planningsproces inricht en alle gegevens daarvan borgt en rapporteert, speelt een cruciale rol in het dagelijkse werk van al onze medewerkers. Je ziet dan namelijk direct waar knelpunten en zwakke plekken zitten in het plannen van het zorgproces.”
Hoe cruciaal is die rol van automatisering eigenlijk? We leggen Dorien de vraag voor welke rol de roostersoftware speelt in het dagelijkse zorgproces bij Leekerweide.

De rol van roostersoftware in het zorgproces: dwingt juiste keuzes af
Dorien is daarin vastberaden: “Een goede planning helpt bij de acceptatie van veranderingen. De juiste mensen moeten op de juiste momenten bij de cliënten zijn. Daar ligt het grote raakvlak tussen roosteren en het zorgproces. Als je dát op het netvlies van alle mensen kunt krijgen, heeft het invoeren van een nieuw roostersysteem ook meer kans van slagen.”

Dorien benadrukt dat de invoering van een nieuw softwaresysteem altijd een grote verandering is. Mensen moeten daar aan wennen. “Binnen de organisatie krijgen veel mensen te maken met de overstap naar nieuwe roostersoftware; niet alleen de roosteraars, maar ook clusterhoofden en medewerkers. Zij moeten allemaal met de software gaan werken, en moeten gaan denken en doen conform de basisroostermethodiek. Dat betekent dat het clusterhoofd samen met de medewerkers op de afdeling een rooster maken op basis van de zorgvraag van hun cliënten, in combinatie met de daarvoor beschikbare middelen. Verantwoordelijkheid nemen voor de zorgverlening, en dus ook voor je planning. En daar kan goede roostersoftware bij helpen. De software stuurt je naar het maken van de keuzes en nemen van verantwoordelijkheid, om zo goed mogelijke zorg te kunnen verlenen.”

Aysist en het Leekerweide zorgproces: zwakke plekken worden zichtbaar
Aysist RoosterPlan bevat alle centrale Leekerweide planningsafspraken en procedures, zoals bijvoorbeeld de Jaar Uren Systematiek. En het systeem legt tegelijk ook de wensen, voorkeuren, bekwaamheden en beschikbaarheid van alle individuele medewerkers vast. Anders dan voorheen, kunnen medewerkers zelf eventuele wijzigingen invoeren over hun gewerkte diensten.
Dorien realiseert zich dat het wel wat extra discipline vergt om de gegevens in te voeren. “Medewerkers worden zelf verantwoordelijk voor het correct verwerken van de door hun gewerkte uren. Het invoeren ervan is eenvoudig, dat kan online via het Aysist Medewerkerportaal. Via dit portaal krijgen ze online toegang tot hun planning. Het clusterhoofd heeft vervolgens inzage in de aanpassingen ten opzichte van het basisrooster. Hierdoor is het gemakkelijk om wijzigingen te controleren en accorderen.
De positieve gevolgen daarvan zijn talrijk en merken we elke dag; het systeem houdt voor de medewerkers precies bij, waar en wanneer ze hebben gewerkt. De medewerk checkt zelf of dat klopt. Medewerkers zijn daardoor veel meer betrokken bij hun eigen roostering en dat stimuleert weer het verantwoordelijkheidsgevoel. Ook bespaart deze werkwijze de roosteraars en administratie veel tijd, omdat zij niet meer alle mutaties hoeven te verwerken. Als alles goed wordt bijgehouden, dan kan het clusterhoofd of het management op elk gewenst moment precies zien hoe de afdelingen er voor staan, zowel qua inzet als financieel. Dit maakt het makkelijker om vooraf te anticiperen in plaats van achteraf bij te sturen. Maar dat gezegd hebbende; het is wel belangrijk dat iedereen alles goed bijhoudt. Daar moeten we wel even aan wennen en elkaar op aanspreken. Net zo lang tot het een automatisme is geworden.”

Software Embedding
Dorien besluit haar uitleg met de conclusie dat het roostersysteem mensen op een positieve manier dwingt om eigen verantwoordelijkheid te nemen, wat een planning oplevert waar iedereen zich in kan vinden. En het biedt real-time inzicht in werkelijke situatie. “ ICT speelt dus een grote rol in het zorgproces, maar het succes van die rol is tegelijk afhankelijk van de mate van embedding in het dagelijkse zorgproces. Omdat wij al langer gebruik maken van FlexPlan, weten we dat Ayton ook op die wijze naar het zorgproces kijkt. En dat ze alle Aysist software-onderdelen daar op hebben ingericht. En daar maken wij dankbaar gebruik van.”

Bron: Ayton (persbericht)