Met de bundeling van de krachten van Delta Psychiatrisch Centrum en Bouman GGZ ontstond in 2012 de zorgorganisatie Antes. Deze Rotterdamse GGZ instelling telt zo’n 2.400 medewerkers. Het plannen van al deze medewerkers, inclusief een flexpool van bijna 300 flexers, is geautomatiseerd met de planningssoftware Aysist. Flexplanning en roosteren zijn volledig geïntegreerd. Alle medewerkers hebben online toegang tot hun rooster via het Medewerkerportaal, en alle Flexwerkers maken gebruik van de Aysist App. Daaronder ook Anoek van der Spoel en Maruschka da Silva Virgilio, beiden Agogisch werker. We vroegen hen hoe zij het gebruik van de App ervaren in hun dagelijks werk. 

Bij de hand
“De App is echt erg handig”, zo vertelt Anoek. “Ik ben nu niet meer afhankelijk van een computer op mijn werk, of thuis. Ik kan nu gewoon overal en op elk moment op mijn telefoon mijn rooster bekijken. Of wijzigingen zien, en mijn beschikbaarheid aanpassen. Ook ontvang ik alle berichten via de App, als ze bijvoorbeeld een extra dienst voor me hebben. En ik kan zelf kijken of er nog interessante diensten openstaan, en er dan direct op inschrijven.”

Ook bekijkt Anoek regelmatig het overzicht van uren- en verlofsaldi, om te zien hoeveel uren ze heeft gewerkt of hoe het staat met haar vrije dagen.
“Ondanks dat de communicatie nu met de planners veel vaker via de App verloopt, blijf ik toch ook wel van het ‘even bellen’ hoor; voor de persoonlijke dingen. Maar standaardzaken rondom de planning? Dat gaat allemaal heel handig via de App.”

Direct aan de slag
Maruschka is net als haar collega Anoek ook erg blij met de Aysist App. Desgevraagd geeft ze aan dat ze direct kon werken met de App. “Of ik een handleiding nodig had? Nee, dat leest toch niemand als het gaat om een App? Ik ben gewoon begonnen en dat werkte direct goed. En daar was ik ook erg blij mee, want In verband met beveiligingsmaatregelen van het Antes  extranet kon ik thuis niet inloggen op het medewerkerportaal. En dus kon ik voorheen pas op de computer op mijn werk inloggen om mijn rooster te kunnen zien. Dat rooster printte ik dan uit, om het altijd bij me te hebben. Dat doe ik nu natuurlijk niet meer. Mijn telefoon heb ik immers altijd bij me. En wil ik een collega bellen of overleggen, dan kijk ik even met wie op die dag werk in het teamrooster. Heel handig, niet alleen omdat ik redelijk vergeetachtig ben, maar het is gewoon erg praktisch zo. Ook als er een dienst is gewijzigd, zie ik dat direct en ik kan het ook direct accorderen. 

Het accorderen van alle diensten aan het einde van de maand is overigens het enige dat ik iets lastiger vind dan via het medewerkerportaal” zo vertelt Maruschka. “De App werkt per dienst en dag, en op de computer zie je alle dagen onder elkaar. Dat klikt wat makkelijker. Maar dat weegt niet op tegen de grote voordelen van de App. Heel overzichtelijk allemaal en ik heb mijn planning altijd bij me!” Het overzicht met uren en verlof gebruikt ze minder vaak dan Anoek, ook omdat ze fulltime werkt. 

Meer zelfregie
Antoinette Link is als Ayton projectmanager nauw betrokken bij de Antes roosterprocessen en de invoering van de App. Ze ziet hoe de App in de praktijk bijdraagt aan een soepel en stabiel verloop van de planning en de medewerkertevredenheid verbetert. “De planners kunnen eenvoudiger en sneller communiceren met de medewerkers. Zowel via het medewerkerportaal, maar vooral nu met de App, zijn medewerkers sneller bereikbaar, zodat ook de opengevallen diensten sneller kunnen worden ingevuld en onnodig veel rondbellen tot het verleden behoort. En je merkt ook dat de beschikbaarheid van de medewerkers veel actueler is, gewoon omdat ze het eenvoudiger zelf kunnen bijhouden en aanpassen. Want de ervaring leert ook hier; omdat de toegang tot de planning nu sneller en eenvoudiger is, maken ze er ook graag gebruik van.”