Medio mei 2011 startte zorgorganisatie ’s Heeren Loo met de pilot ‘mobiel werken met Caress Zorgdossier met behulp van de iPad.’ Caress Zorgdossier is het Elektronisch Cliënten Dossier (ECD) van PinkRoccade Healthcare. De zorgorganisatie stuurde een tiental medewerkers een half jaar op pad met de iPad. Het doel van deze pilot was om de functionaliteiten van Caress Zorgdossier uit te proberen, het ECD te raadplegen en te vullen. Dit alles in samenwerking met de cliënt om zo effectiever en interactiever te werken. Op 12 december 2011 sloot ’s Heeren Loo de huidige pilot succesvol af. De interactie met cliënten is verbeterd en door snellere verwerking van informatie hebben medewerkers meer tijd voor de cliënt. 

’s Heeren Loo startte de pilot met een nulmeting op basis van een enquête. Op twee latere momenten vulden de pilotmedewerkers dezelfde vragenlijst nog eens in. Voor de begeleiding van de pilot en het analyseren van de enquêtes schakelde de zorgorganisatie, Skopos in. Skopos is gespecialiseerd in vraagstukken op de vakgebieden softwareselectie, informatiemanagement en logistiek. Projectleider Michel Leussink van Skopos vertelt: “Ik was positief verrast tijdens de eerste evaluatie met de gebruikers. Niet alleen de werking van het ECD, maar ook de interactie met de cliënt leverde zeer enthousiaste reacties van medewerkers op.”

De belangrijkste conclusies
Naast de positieve verhalen over de interactie met cliënten zijn er nog meer goede resultaten geboekt. Ivo van der Kleijn, functioneel manager ECD bij ’s Heeren Loo vertelt: “Na de evaluaties verzamelden we de data en analyseerde Skopos deze. Hier kwamen een aantal heldere conclusies uit.” De belangrijkste conclusies die de zorgorganisatie uit het eindrapport haalde, zijn:

• De doorlooptijd van de ingevoerde informatie werd met 14 dagen verkort;
  Informatie is gemiddeld binnen twee dagen al beschikbaar in het ECD voor betrokken hulpverleners
• De volledigheid van de ingevoerde informatie steeg met ruim 20%;
• In vier van de vijf cliëntcontacten verbeterde de dienstverlening en ervoer de medewerker een betere interactie met de cliënt;
• Medewerkers hebben per dag door vermindering van indirecte uren gemiddeld 11 minuten extra tijd voor de cliënt;
• Medewerkers reizen gemiddeld 17 minuten per week minder, doordat ze niet meer naar een speciale werkplek moeten voor de verwerking van de informatie;
• Medewerkers geven het werken met Caress Zorgdossier op de iPad bij cliënten thuis een gemiddeld cijfer van 7.3 (0 = slecht, 10 = uitstekend).

“De informatie wordt dus sneller vastgelegd, is betrouwbaarder en vollediger. Daarnaast gaat de efficiëntie omhoog en is er meer tijd over voor directe zorg. Zowel de medewerkers als de cliënten en haar netwerk voelen zich veel meer betrokken bij de zorg en ervaren een betere dienstverlening. En dat alles tegen een investering die zich binnen een jaar terugverdient,” aldus Ivo van der Kleijn.

Besparingen door werken met de iPad
Naar aanleiding van de uitkomsten van de pilot maakte ’s Heeren Loo een business case. Ivo van der Kleijn vertelt hierover: “Naast dat het van essentieel belang is dat de kwaliteit van de verleende zorg omhoog gaat, is het voor ons ook belangrijk te weten wat ‘Het nieuwe mobiel werken’ nu uiteindelijk aan de middelenkant oplevert. De eindconclusie is dat de besparing die we realiseren met deze manier van werken, meer dan de moeite waard is. De business case is dus positief, zowel kwantitatief als kwalitatief,” aldus Ivo van der Kleijn.

‘We kunnen niet meer terug’
Ook regiomanager Kind en Jeugd bij ’s Heeren Loo, Anke Visserman, is te spreken over de uitkomsten van de pilot. Zij vertelt: “We kunnen niet meer terug naar de oude situatie, niet voor de medewerkers en niet voor de cliënten. Mijn cliënten en medewerkers ervaren dit als een verbetering in de professionaliteit en de werkomstandigheden”. Hoewel de pilot formeel is afgerond, heeft ’s Heeren Loo besloten de pilotperiode nog even voort te zetten en eventueel zelfs uit te breiden. Op deze manier krijgen zij nog meer inzichten met betrekking tot het mobiele werken met Caress Zorgdossier.

Bron: PinkRoccade Healthcare