Marc de Barse, Directeur Informatie & Organisatie van ´s Heeren Loo Zorggroep, blikt tevreden terug op de landelijke implementatie van de Aysist personeelsplanningssoftware. Deze implementatie valt geheel binnen het kader van het project Cliëntvolgend Roosteren, waarmee de organisatie ruim een jaar geleden is gestart. “Alle ruim 13.000 medewerkers worden op dit moment gepland en verloond vanuit Aysist. Alle regio’s zijn operationeel. Dat heeft best wat voeten in de aarde gehad, maar samen met de externe implementatiepartner AdvisoryConsorT, Ayton en onze eigen projectleden hebben we een strak implementatietraject gevolgd, en dat verliep volgens planning. Nu is het essentieel om dat pad samen te blijven bewandelen, want in het functioneel beheer en het dagelijks gebruik, daar moeten nu de optimalisatieslagen gemaakt gaan worden natuurlijk. Ondanks dat enkele regio’s erg moesten wennen aan de veranderingen, is de uniformiteit nu landelijk gerealiseerd, zowel qua roosterproces als systeem. Het systeem draait en het proces is vastgesteld. Maar het aanleren en implementeren van de werkwijze door alle managers, planners en medewerkers is een hele klus. Hier gaat het om eigen maken van het gedachtengoed, en dat pakken we op binnen de staande organisatie. Toch hoor ik steeds meer positieve geluiden van medewerkers, die tevreden zijn over hun eerste ervaringen met het gebruik van de software. Zij zien en ervaren steeds meer hoe het hen kan helpen in hun dagelijks werk.”
De Barse benadrukt ook dat het ICT-technisch de derde grote wijziging in de organisatie is, maar dat er van vorige, ECD en e-HRM veel is geleerd. “Het ECD bijvoorbeeld, ging als een big-bang de lucht in. Dat vereist nogal wat flexibiliteit van onze medewerkers. De Aysist implementatie ging weliswaar gefaseerd, maar de impact is er niet minder om. Bij deze trajecten gaat het om het implementeren van uniforme processen, die vooraf zijn gegaan door belangrijke beleidskeuzes.”
Een maand landelijk ‘live’; wat er aan vooraf ging
Het opstellen van de centrale roosterprocesmodellen binnen het project Cliëntvolgend Roosteren, moest z’n beslag krijgen in de implementatie van een softwaresysteem. Bij het kiezen van dat softwaresysteem is vooral gelet op de juiste aansluiting met de visie en processystematiek van
’s Heeren Loo Zorggroep. “En we wilden een systeem dat snel kon koppelen met ons personeelsinformatie systeem Youforce van RAET en ons financiële systeem,” aldus Marc de Barse. “Ik vond tijdens de presentaties dat de software van Ayton het beste bij ons paste. Dat vind ik nog steeds, nu we ook werkelijk zijn gaan samenwerken. De denkwijze die in de Aysist software terugkomt, sluit aan op onze werkwijze en zorgprocessen. Zo hebben we de koppelingen heel pragmatisch ingericht op basis van functionele en technische ontwerpen. Bij de uitvoerige testen bleek het systeem goed te werken. Natuurlijk zijn er ook best technische kanttekeningen geweest, waar we samen met Ayton van hebben geleerd. Maar het is vooral belangrijk dat iedereen, die volgens het proces en met het systeem werkt, de voordelen gaat inzien.
Hoewel elke regio op dezelfde wijze is gefaciliteerd, zijn er in de aanpak best verschillen ontstaan. Dat stukje ‘couleur locale’ is begrijpelijk en normaal. Samen met Ayton hebben we daar per regio qua ondersteuning op ingezet. Dat is het stuk menselijk maatwerk, wat bij ons vak komt kijken, en waar de Ayton adviseurs ons blijvend bij zullen ondersteunen.”
Kennisoverdracht en -uitwisseling in de regio’s
’s Heeren Loo Zorggroep heeft voorafgaand aan de keuze en implementatie van een nieuw roostersysteem duidelijke doelstellingen geformuleerd en belangrijke beleidskeuzes gemaakt ten aanzien van het roosterproces. Gekozen is voor een uniforme basisroostersystematiek, borging en afhandeling daarvan in een nieuw softwaresysteem. Alle zaken zijn daartoe centraal voor alle regio’s gefaciliteerd. De Barse hierover; “Alle 3000 afdelingen, 13.000 medewerkers zijn geïnformeerd en de planners en teamleiders zijn getraind. Maar ook onze applicatiebeheerders en kerngebruikers zijn intensief ingewerkt, zodat zij hun kennis intern verder kunnen uitdragen.
Het cliëntvolgend roosteren waarbij de wensen, behoeften en eisen van de cliënt centraal worden gesteld, is zo’n andere manier van kijken naar en omgaan met je zorgverlening. Dat vergt aanpassing in denken en doen. Regionale cultuursessies zijn dan ook onderdeel van onze aanpak geweest. Zodat duidelijk wordt waarom we keuzes maken, en hoe de zorgverlening daar uiteindelijk baat bij heeft. Deze denk- en werkwijze heeft een behoorlijke impact op onze medewerkers. Een verandering als deze gaat nooit zonder hobbels, belangrijk is om de stip op de horizon duidelijk zichtbaar te houden. Waar gaan we naar toe.”
Enkele regio’s werkten al eerder met de Aysist software. Zij maken al enkele jaren gebruik van het flexplanning onderdeel van Aysist en hebben een eigen intern plan-flexbureau. In die regio’s is de bekendheid met het cliëntvolgend roosteren groter en was de overgang naar volledig cliëntvolgend roosteren minder groot. In andere regio’s zijn ook flex- en expertplanners aangenomen om de overgang te begeleiden tijdens het project, maar vooral voor het dagelijkse werk, nu het systeem draait.
Optimalisatie
De Barse geeft aan dat nu de grootste optimalisatieslagen gemaakt moeten gaan worden. “Alle regio’s zijn live. Samen met de interne beheerorganisatie en met ondersteuning van Ayton gaan we de tweede helft van 2014 gebruiken, om de regio’s gericht te ondersteunen bij het toepassen van de procedures en het verder verfijnen van het proces. Binnen niet al te lange termijn gaan we de eerste effecten zien, en we verwachten dat het uniformeren van het planproces en het gebruik van het systeem ons de nodige efficiency, en betere stuurinformatie zal gaan bieden. Dan wordt ook voor iedereen die de dagelijkse zorg verleend aan onze cliënten echt duidelijk, waarom we cliëntvolgend roosteren hebben ingezet.”
Bron: Ayton (persbericht)
