Sinds 2012 werkt thuiszorgorganisatie Zorgbalans met zelfsturende teams. Teams zonder leidinggevenden, waarin 800 medewerkers zelf ondernemen en de zorg voor cliënten organiseren. Het resultaat: minder coördinatie, minder managers, meer zelfstandigheid en betere zorg. Om zelfsturende teams te laten slagen, is goede en directe onderlinge communicatie essentieel. Om dit mogelijk te maken, implementeerde Zorgbalans samen met KPN een Social Business Platform.
Het nieuwe Social Business Platform, genaamd InZorgbalans, helpt thuiszorgmedewerkers informatie te delen en kennis makkelijk te verspreiden. Het werkt snel, laagdrempelig en op elk apparaat. Het hebben van goede en directe onderlinge communicatie is een belangrijke voorwaarde voor het succes van zelfsturing. Judith Touw, projectmanager bij Zorgbalans, licht toe: “Het gesproken woord is het belangrijkste communicatiekanaal binnen Zorgbalans. Hoe gaan mensen informatie uitwisselen en delen, top-down én horizontaal? Ons uitgangspunt was: het onze medewerkers makkelijker maken. Zodat ze informatie goed kunnen delen en kennis makkelijk kunnen verspreiden. Waar ze ook zijn.” Met het nieuwe platform kunnen medewerkers naast mondelinge communicatie, ook digitaal via smartphone of tablet informatie delen.
Om tot een geschikt Social Business Platform te komen, heeft Zorgbalans verschillende leveranciers en producten vergeleken. Uiteindelijk viel de keuze op KPN. Theo van Deudekom, ICT-manager bij Zorgbalans, legt uit waarom: “Het belangrijkste selectiecriterium was gebruiksvriendelijkheid voor onze medewerkers. Daarnaast had KPN al een standaardaanpak ontwikkeld om tot een Social Business Platform te komen, inclusief implementatie. Dat gaf voor ons de doorslag. Bovendien was het platform al in gebruik bij KPN zelf. We wilden ook werken met een partij die de regie kon nemen. Een ander voordeel van het platform is dat het via single-sign-on op elk apparaat te bereiken is – van smartphones en tablet tot desktop.” Voor André Brand, voormalig Directeur Thuiszorg bij Zorgbalans gaf de ervaring de doorslag: “KPN had erg veel kennis op het gebied van implementatie en acceptatie van een Social Business Platform door gebruikers. Daar ging het natuurlijk primair om: hoe ga je zorgen dat het systeem door de teams wordt omarmd?”
Door en voor medewerkers
De medewerkers van Zorgbalans speelden een belangrijke rol bij de totstandkoming van het nieuwe platform. Judith Touw: “Onze thuiszorgmedewerkers zijn intensief betrokken geweest bij de ontwikkeling van het platform. InZorgbalans is vóór en dóór medewerkers tot stand gekomen. Het platform is makkelijk in gebruik en ziet er modern uit, helemaal in onze huisstijl. Met trainingssessies en workshops hebben we iedereen wegwijs gemaakt op dit nieuwe digitale platform. Een deel van onze medewerkers was namelijk nog niet bekend met social media.”
Kwaliteit van zorg
Het werken met het nieuwe platform heeft direct invloed op de kwaliteit van zorg. Behalve dat medewerkers elkaar nu veel gemakkelijker kunnen bereiken, is ook het delen van kennis eenvoudiger geworden. Theo van Deudekom: “Het platform is eigenlijk een kruising tussen Facebook en Twitter en het heeft ook alle functionaliteiten van een traditioneel intranet. Medewerkers hebben veel makkelijker toegang tot informatie, groepen en specialisaties. Zo kunnen bijvoorbeeld wondverpleegkundigen snel en eenvoudig informatie met elkaar delen en elkaar vragen stellen. Je kunt altijd kijken wat het laatste nieuws is, chatten met andere mensen en zo snel en gericht informatie vergaren. Dat verbetert direct de kwaliteit van de zorg. We verwachten door het toenemend gebruik van het Social Business Platform een explosie van data. Vooral op onze mobiele devices. Daar heb ik al op geanticipeerd door de hoeveelheid beschikbare data binnen onze abonnementen te vervijftigvoudigen.”
De introductie van het platform betekent een definitieve verandering voor de manier van communiceren binnen Zorgbalans, stelt Theo van Deudekom. “E-mail is eigenlijk al een beetje achterhaald, maar je moet wel een ander platform bieden dat mensen gaan gebruiken. En dat kun je alleen maar doen als het wat toevoegt aan het werk van medewerkers.”
