In de zorgsector staat ‘verandering’ hoog op de agenda. Dat wil zeggen, op de agenda van politici en beleidsmakers. De zorgsector zelf daarentegen heeft een wat behoudend karakter, maar realiseert zich tegelijkertijd dat er zeker iets moet veranderen, om de continuïteit en kwaliteit van de zorgverlening aan hun cliënt te kunnen vasthouden en verbeteren. Maar hoe dan, en met welke middelen?

Met die vraag en het antwoord daarop heeft Robbert Holscher van het Holscher Projectbureau al jarenlang ervaring. “Dit vraagstuk speelt in allerlei branches. Aan elk veranderingsproces gaan belangrijke beleidskeuzes vooraf. In de zorg is dit besef duidelijk aanwezig, meer nog dan in andere sectoren waarin ik ook werkzaam ben, zoals het MKB of de Kinderopvang. Voor een individuele zorgorganisatie is het echter lastig om in te schatten wat die keuzes moeten zijn. De huidige wet- en regelgeving en financieringsstromen veranderen en de zorginstellingen staan voor forse bezuinigingen. Daarom heeft Stichting De Trans mij gevraagd om in hun organisatie de benodigde veranderingen te begeleiden. Ik creëer die veranderingen niet, maar ik leer de organisatie te veranderen, want alleen door zelf te veranderen, kun je vernieuwen. En die vernieuwing heeft de zorg juist hard nodig, om ondanks alle bezuinigingen te blijven ontwikkelen; met elkaar te begrijpen aan welke knoppen je kunt draaien om grip te krijgen op de hele zorgwensketen en om de zorgverlening te blijven optimaliseren. Dat is een proces, en dat begint bij Professioneel Plannen.”

Plannen in de breedste zin van het woord
‘Professioneel Plannen’, dat klinkt vrij theoretisch en algemeen, zo bevestigt Holscher desgevraagd. Maar hij heeft samen met De Trans op heel pragmatische wijze een omvangrijk veranderingsproces in gang gezet. Hierbij staat alles in teken van het optimaliseren van de zorgverlening aan de cliënt. Dat vereist nauwkeurige inventarisatie van de zorgvraag, en het optimaal afstemmen van de zorgverlening daarop. Daartoe moet je strak plannen, maar je moet ook rekening houden met flexibilisering en zelfregie van cliënt en medewerker. En daar moet de zorgorganisatie duidelijke keuzes in maken. Dan wordt ook helder welk softwaresysteem het nieuwe zorgproces het best kan ondersteunen. Holscher: “Dat is wat ik bedoel met Professioneel Plannen. Het is plannen in de breedste zin van het woord. Je gaat vanuit je visie naar capaciteitsplanning en komt dan tot de uitvoering en een verantwoorde bijsturing. In het eerste stuk optimaliseer je het zorgproces, door de zorgvraag om te zetten in een bezettingseis. Je weet exact welke zorg de cliënt wanneer nodig heeft, en stemt daar de juiste functies op de juiste tijden op af. Zo zorg je ook voor functiedifferentiatie. En dan ben je feitelijk al bezig met het tweede deel; het bijsturen en reorganiseren waar nodig. Daar heb je software bij nodig die dat dynamische proces ondersteunt.” Holscher is er van overtuigd dat deze ketensegmentatie binnen elke zorgorganisatie forse besparingen oplevert. Omdat je als organisatie meer grip krijgt op de zorgketen, als die volledig transparant is voor zowel cliënten, medewerkers als leidinggevenden.

Professionele planning is niet te koop
Hoe vind je als zorgorganisatie de juiste begeleiding en middelen om veranderingen tot stand te brengen? Holscher is hierin heel stellig: “Verandering en professionele planning zijn niet te koop. Het vraagt om een inspanning van iedereen in de organisatie. Een zorgorganisatie zal moeten investeren in zichzelf, in advies, begeleiding en software. In die volgorde. En dat betekent niet alleen investeringen in tijd en geld, maar ook in commitment. In de wil om te veranderen en het zorgproces anders te gaan inrichten.” Bij De Trans, onderdeel van zorgconcern Espria, was er zowel de noodzaak, als ook de wil tot veranderen.

In februari 2013 heeft De Trans het veranderingsproject Professioneel Plannen ingezet, met als doel de wensen van de cliënt nog beter naar de dienstverlening te vertalen. Dat betekent meer regie bij de cliënt en medewerker, zonder daarbij het belang van de organisatie uit het oog te verliezen. En zorgen dat verschillende processen beter op elkaar worden afgestemd in de keten van zorgvraag naar verloning. Onder begeleiding van Robbert Holscher heeft het management keuzes gemaakt voor de wijze waarop ze de zorgverlening wilden inrichten; centraal/decentraal plannen, de mate van flexbilisering, zelfroostermogelijkheden, hantering Jaar Uren Systematiek (JUS) etc. Op basis daarvan zijn doelen geformuleerd, met duidelijke probleemstellingen en casuïstiek. Holscher hierover: “Zo ontstond ook een goede vergelijkingsmogelijkheid tussen het aanbod van softwaresystemen, die je nodig hebt om die doelen te bereiken. Want daarin heb je aanvankelijk nog niet voldoende inzicht. Je bent als organisatie niet thuis in wat er ICT- technisch allemaal mogelijk is, en wat je daarvan wel en niet nodig hebt. Wel stond het De Trans duidelijk voor ogen, hoe ze het zorgproces efficiënter wilden inrichten en uitvoeren. En dat ze goed wilden monitoren met volledig inzicht in de werkelijke uren en euro’s.”

Keuzeproces; aanbesteding, PvE, welk selectietraject?
Holscher over het keuzetraject: “Organisaties zijn tegenwoordig al snel geneigd om tenders, ofwel aanbestedingen uit te schrijven als het gaat om de aanschaf van ICT systemen. Want het gaat om belangrijke investeringen. Dat gaat gepaard met een enorm programma van eisen waaraan zo’n systeem moet voldoen. In mijn optiek is dat niet altijd de juiste weg. In de zorg is een openbaar aanbestedingstraject niet verplicht, en ik denk ook dat zo’n keurslijf van vragen niet het beste in de potentiele leveranciers naar boven haalt. Je wilt als organisatie vooral weten hoe de software aan kan sluiten op jouw zorgproces en, niet onbelangrijk, op de bij jou reeds aanwezige systemen. De Trans hecht ook veel waarde aan ‘het kunnen spreken van dezelfde taal’. Wij wilden geen technisch verhaal van de potentiele leveranciers, maar een pragmatisch verhaal op inhoud van de doelen. Naast standaard vragen, waren de wensen die we hebben geformuleerd helemaal toegesneden op onze doelen. Ayton toonde in alle opzichten het meeste commitment en spreekt onze taal, zodat er een echte win-win situatie is ontstaan.”

De match tussen zorgproces en software
Intern bij De Trans is Inge Meems als projectleider verantwoordelijk voor het coördineren van het project Professioneel Plannen. Zij werkt nauw samen met Ayton als gaat om de implementatie van de Aysist software. “We lopen mooi op schema. We zijn de performance-testfases voorbij en de aansluiting met Youforce van RAET (Beaufort) is startklaar. Ook hebben we gekeken naar onder andere de aansluitingen met Exact en (wellicht op termijn) Plancare. We zitten nu midden in de technische implementatie en de eerste uitrol staat op stapel. De planners zijn bezig met het invoeren van alle werkpakketten, ofwel de basisdienstpatronen. Dat moet in augustus zijn afgerond. Het is heel goed om te zien, dat de nieuwe roostermethodiek met de cyclische roosters, en een geïntegreerde Jaar Uren Systematiek, voor de planners herkenbaar is in de software. Dat noem ik nou een goede match tussen proces en software. De livegang met de eerste verloning is gepland op 1 september, en echt spannend is het alleen op details. Maar ja, ook die heeft Ayton al zo vaak gerealiseerd, dat ik er alle vertrouwen in heb, dat dat goed gaat. “
De Trans gaat voor de ‘liefhebbers’ zoals Inge Meems het noemt, de volgende fase ook naar voren halen. Daarin zal ook de managementinformatie beschikbaar worden gesteld vanuit Aysist CapaciteitsPlan, in uren en euro’s. “Dat geeft ons nog meer sturingsinformatie, want dan zien we direct of de geplande formatie in de pas loopt met de euro’s die binnenkomen. Daar kun je dan tijdig op inspelen. Dan is onze planning niet alleen vraaggestuurd, maar ook volledig binnen de financiële kaders ingericht.”

Bron: Ayton (ingezonden artikel)