Op donderdag 10 juli jl. tekende Stichting Philadelphia Zorg de overeenkomst met Ayton voor de aanschaf en implementatie van de Aysist® planningssoftware. Hiermee is een intensief traject bekrachtigd, dat inmiddels de pilotfase voorbij is, en via een ambitieus tijdspad op 1 september resulteert in een landelijke livegang. Op dat moment worden alle 5800 medewerkers gepland vanuit Aysist.

Zelfsturende teams
Philadelphia heeft gekozen voor een herinrichting van het roosterproces, waarbij de verantwoordelijkheid voor roosteren en plannen bij de lokale teams komt te liggen. De locatiemanager maakt daarbij allereerst de vertaalslag van zorgvraag naar benodigde diensten. En op decentraal niveau stelt vervolgens elk team een eigen basisrooster op. Ieders wensen en eisen komen zo vooraf aan de orde en eventuele knelpunten kunnen samen worden opgelost. Het invullen van verstoringen in het rooster is de taak van de betreffende ‘kennisdrager roosteren’ binnen het eigen team.

De Aysist software ondersteunt dat gehele roosterproces, vanaf capaciteitsplanning tot en met het regelen van vervanging. Via het Afdelingsportaal en het Medewerkerportaal heeft zowel locatiemanager als medewerker toegang tot de planning. Met Aysist Mobile zal de online toegang straks nog verder verbeteren.
Zo is ook direct inzichtelijk op welke collega’s een beroep kan worden gedaan in het geval van verstoringen. Het onderling uitlenen van medewerkers tussen teams en locaties, handelt Aysist administratief en financieel achter de schermen volledig af. Er zijn naadloze koppelingen gerealiseerd met onder andere Youforce van Raet.
De nieuwe methodiek wordt per regio gefaseerd ingevoerd. Ayton ondersteunt elke regio daarbij en draagt volgens het train-de-trainer concept kennis binnen Philadelphia over.

Deze decentrale aanpak past in het organisatiebeleid van Philadelphia om verantwoordelijkheden zo dicht mogelijk bij de cliënt-begeleider relatie te leggen. Dat geldt voor het primaire zorgproces en nu ook voor het inzetten van medewerkers. Philadelphia verwacht zowel de zorgverlening als de tevredenheid van medewerkers op deze wijze verder te kunnen verbeteren. En het stelt de organisatie in staat om op zorgvuldige wijze bij te dragen aan een beoogde efficiencyslag.

Bron: Ayton (persbericht)