Het programma Continu Verbeteren is een breed programma binnen Dichterbij, met als belangrijkste doel om de bedrijfsvoering optimaal te laten functioneren en volledig te laten aansluiten bij het primaire proces. Een belangrijke uitgangspositie in dit programma is ‘proven technology’. “Het is belangrijk om als zorgorganisatie niet steeds zelf het wiel uit te vinden, maar gebruik te maken van de bewezen technologie in de markt. Die partijen hebben we uitgenodigd voor een presentatie”, aldus Pierre Verhoeve (Directeur bedrijfsvoering a.i. bij Dichterbij). Dichterbij heeft zich hierin uitgebreid laten informeren. Naast de presentaties zijn er ook werkbezoeken afgelegd o.a. bij Siza en Pluryn. Tijdens deze sessies zijn steeds zoveel mogelijk stakeholders bij het proces betrokken geweest om het draagvlak binnen de organisatie zo groot mogelijk te maken.

Continu verbeteren op Plannen, Roosteren, HR, Salaris en Financieel
Uiteindelijk heeft Dichterbij gekozen voor Ayton. Ayton heeft veel ervaring in de Gehandicaptenzorg. Van belang is ook dat het systeem naadloos aansluit bij andere belangrijke systemen die onderdeel uitmaken van het primaire en secundaire proces.

Dichterbij is in ontwikkeling naar zelforganiserende teams. Inmiddels zijn dat er ruim 400. De gebruikers hebben een belangrijke stem gehad in het gehele proces. “En voor ons was dit de oplossing die het beste aansloot”, aldus Debbie Gerrits (Coördinator Flexbureau). Doordat systemen niet of nauwelijks met elkaar communiceren, ben je als medewerker vooral bezig met handmatige aanvulling en handmatige correctie. Debbie benoemt dat de medewerkers in het primaire proces veel meer ondersteuning willen bij de zaken die voor hen van belang zijn. “Die rol kunnen we nu veel meer gaan pakken omdat we de tijd hebben om daar op te focussen.”

“Ik ben er enorm trots op, dat we de samenwerking met Dichterbij gaan uitbreiden voor het gehele planningsproces”, aldus Marc Huizer (Algemeen Directeur Ayton)

Via een tweefasen model naar het optimaal benutten van de formatie
De huidige werkwijze was dermate arbeidsintensief dat gekozen is om zo snel mogelijk over te gaan op het nieuwe systeem (Fase 1), om zo al direct te komen tot een aantal quick wins. Een belangrijke stap was de integratie van de flexpool met de vaste formatie. “Door het samenvoegen van je flexibele en vaste formatie in één systeem, ontstaat er inzicht in je totale formatie. Het systeem ondersteunt in het maken van de meest optimale keuze, op basis van een aantal criteria. Op die manier gaan we de formatie volledig benutten en verwachten we een significante reductie van de meeruren en externe inhuur”, aldus Debbie. “Daarnaast zijn we veel tijd kwijt aan de administratieve afhandeling, omdat de huidige systemen niet met elkaar communiceren. Dat scheelt enorm veel handmatige invoer.“

Vanaf 1 januari werkt de gehele organisatie met Aysist7® en kan de focus worden verlegd naar verdere optimalisatie (Fase 2). In deze fase worden de zelforganiserende teams in stelling gebracht om daadwerkelijk regie en verantwoordelijkheid te nemen ten aanzien van de planning. Teams kunnen daarin zelf de volledige verantwoordelijkheid nemen ten aanzien van het planproces.

Het rooster is een gedeeld belang van de cliënt, het team én de organisatie
De gebruikersgroep heeft in haar keuze met name gekeken naar de verantwoordelijkheid en de belangen bij het maken van een rooster. Een belangrijke conclusie is, dat het tot stand komen van een rooster geen individueel spel is, maar een breed gedragen verantwoordelijkheid van het hele team. In die afweging staat het belang van de cliënt voorop en werkt men binnen organisatie breed gedragen kaders. In de methodiek van Ayton worden medewerkers “gedwongen” om met elkaar overeenstemming te bereiken. Volgens Loes de Groot (Roosterondersteuner) leidt dit vooral in het begin tot een goede discussie. “En dat is een belangrijke voorwaarde voor goed draagvlak bij het vervolg.”

Real-Time bedrijfsvoering
In het programma van continu verbeteren is correcte en snelle stuurinformatie een belangrijke pijler. Teams moeten optimaal kunnen functioneren en moeten dagelijks de juiste informatie hebben om beslissingen te nemen. Nu krijgt men de informatie over de formatie vaak achteraf. Zelforganiserende teams zijn straks in staat om zelf een goede capaciteitsplanning te maken, vooruit te roosteren en verstoringen te organiseren in de eigen formatie of te reserveren in een flexpool. Teams sturen daarmee ruim vooruit, in plaats van te laat achteraf.