Het Ministerie van VWS kwam in mei 2012 met een nota onder de titel ‘TOEKOMSTBEELD 2016: Informatievoorziening Zorg en Ondersteuning’. Een prominente plaats in deze toekomstschets is voorbehouden aan de Zorgbus: een gemeenschappelijk platform dat participanten in een zorgketen de informatie laat delen waarmee ze hun processen aansturen. Bij de Zonnehuisgroep IJssel-Vecht en Zonnehuisgroep Noord zijn ze inmiddels begonnen met het concretiseren van de Zorgbus door middel van integratie van de bestaande applicaties via een ESB. Kostenbesparingen en procesverbeteringen liggen in het verschiet.
Het persoonlijke gezondheidsdossier lijkt een probaat middel tegen de versnipperde opslag van medische en zorggegevens. In de huidige samenleving verwachten we dat mensen kunnen gaan en staan waar zij willen en dat zij zich dus ook overal tot een zorgverlener kunnen wenden. De kwaliteit van een consult en een eventuele behandeling heeft baat bij de beschikbaarheid van hun actuele medische en zorggegevens. Angst voor schending van de privacy en twijfels over de beveiliging daarvan hebben de eerste initiatieven voor uitwisseling van zorggegevens op landelijk schaal om zeep geholpen. Vanuit een lager ambitieniveau zijn de betrokken partijen inmiddels opnieuw begonnen met het harmoniseren van hun voorzieningen voor informatievoorziening. De ambulante patiënt of cliënt geeft straks goedkeuring aan de zorgaanbieders en reist dan het land door in de wetenschap dat behandelaars overal bij de relevante gegevens uit zijn of haar dossier kunnen.
Modernisering van gegevenshuishouding
Het Toekomstbeeld 2016 van het Platform IZO (Informatievoorziening Zorg en Ondersteuning) omvat drie kerndoelstellingen: eenvoud voor de klant; administratieve lastenverlichting voor de organisaties in de zorg en modernisering van de gegevenshuishouding. De tien in het Platform IZO participerende partijen hebben gemeen dat ze hun taken of een deel daarvan verrichten vanuit één of meer van de drie wettelijk geregelde financiële ondersteuningsfondsen voor zorgdiensten, te weten de Zorgverzekeringswet (Zvw), de Wet Langdurige Zorg (WLZ) en de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo). In platvorm verband signaleren ze de ontwikkelingen op het gebied van informatievoorziening. Bij de invulling daarvan trekt ieder zijn eigen plan. De Zorgbus komt dus niet zo maar langsrijden; je moet actief aan de slag.
”Kennen, kunnen en willen”, antwoord Gert Jan van den Bosch, programmamanager I&A van Zonnehuisgroep Noord, wanneer hem wordt gevraagd waarom het vernieuwen van de informatiehuishouding zoveel tijd in beslag neemt. ”Soms doen we twee stappen vooruit en vervolgens weer een stap achteruit”, erkent hij en vervolgt: ”De door ons gekozen technische oplossing werkt prima, maar de techniek is in dit soort projecten met integratie van verschillende applicaties van verschillende partijen niet leidend. Veel applicaties kennen hun eigen koppelingstandaarden en zijn ontwikkeld in een andere taal. Commerciële markpartijen moeten wennen aan het idee dat zij niet langer aan de koppelingen met hun applicaties gaan verdienen. Wij moeten hen dan doordringen van het feit dat de data van ons is en dat wij koppelen. Verder moet je als organisatie zelf eerst de kennis zien te ontwikkelen over je processen en het daarbij passende informatiemodel. En dan moet je het vanuit het beleid van de organisatie ook nog willen: gegevens met elkaar delen via een gemeenschappelijk protocol zoals HL7.”
Data uitwisselen met andere schakels in zorgketen
Bij de Zonnehuis Groep zit het voor wat betreft de intentie tot samenwerking wel goed. De groep omvat vijf zelfstandige zorgorganisaties die zich regionaal inzetten voor mensen die vanwege hun ouderdom of door andere oorzaken de regie hebben verloren en afhankelijk zijn van intensieve zorg. Toch zijn maar twee van de groepsleden, Zonnehuisgroep IJssel-Vecht (ZGIJV) in Zwolle en Zonnehuisgroep Noord (ZHgN) in het Groningse Zuidhorn, daadwerkelijk begonnen aan het implementeren van een deel van de Zorgbus. De techniek is geënt op een Enterprise Service Bus (ESB) waarmee zich de data uit de diverse applicaties binnen de organisatie laat uitwisselen en straks ook de data van andere schakels binnen een zorgketen. Kenmerkend voor de geselecteerde ESB (Ensemble van InterSystems) is de snelheid waarmee koppelingen tussen deelapplicaties zijn te realiseren. De ’proof of concept’ in Zwolle uitgevoerd in 2013 toonde dat de data van de registratie van medewerkers in het HRM systeem (Emplaza/Emis van Unit 4) probleemloos is uit te wisselen met het Elektronisch Cliënten Dossier (QiC van Cormel IT). Inmiddels is ook een data koppeling tot stand gebracht tussen het salarisdeel van de HRM applicatie en de toepassing voor het inroosteren van medewerkers , terwijl ook het Excel bestand met kostenplaats informatie door de ESB kan worden ingelezen. In totaal gaat het bij de organisatie in Zwolle om zes en in Groningen om 10 interne koppelingen. Daar komen in een later stadium de koppelingen bij met de systemen in gebruik bij de ketenpartners, zoals ziekenhuizen, apotheken, huisartsen en revalidatiecentra.
Met diverse instanties is de data uitwisseling ook nu al mogelijk buiten de ESB om via de berichtenstromen vanuit een EPD/behandeldossier van en naar ziekenhuizen en apothekers op basis van Edifactberichten via het landelijke Zorgmail van E.Novation. In deze ’push’ opzet verstuurt een zorgpartij een kopie van de data naar een ontvanger. Het Zorgbus concept streeft echter naar het voorkomen van onnodig berichtenverkeer en vraagt dus om een on-demand strategie. Juist daarin biedt de ESB meer faciliteiten met inzage in de actualiteit van de gegevens en de mogelijkheden voor het achteraf herleiden van hoe informatie tot stand is gekomen. “Die traceerbaarheid van berichtenverkeer en data is van belang nu accountants steeds meer navraag doen waar de digitale gegevens vandaan komen”, zegt Informatiemanager Wesley Haakman. ”Zij willen weten hoe we onze processen documenteren en hoe we onze data beveiligen. Bovendien moeten we als organisatie straks voldoen aan de Europese verordening omtrent databeveiliging. De ESB is een handig hulpmiddel om controles uit te voeren en de beschikbaarheid, de integriteit en de vertrouwelijkheid van data te borgen.”
Orkestratie van berichtenverkeer en automatische controles
Het werken met geïntegreerde applicaties vraagt volgens Haakman wel om een andere werkwijze van medewerkers; men moet meer procesgericht denken en verder dan alleen de eigen taken. In dat opzicht laat de invoering van een ESB zich vergelijken met de organisatorische impact bij de implementatie van bijvoorbeeld een ERP-systeem. ”Bij een ERP koop je een oplossing waar je de organisatie op moet aanpassen; een ESB biedt daarentegen veel flexibiliteit. Bij ZonnehuisgroepNoord wordt de ECD applicatie van Cormel IT ingevoerd. We zijn van plan om daarvoor de vertaalfunctie van de ESB in te zetten. Daarmee moet het mogelijk zijn het oude systeem heel gefaseerd en gecontroleerd te vervangen. De data zal dan gaan van oud ECD naar nieuw ECD naar HRM naar de roosterapplicatie en ook weer terug. In dit traject zullen er heel veel bestandjes worden aangemaakt. Handmatig is het niet meer bij te houden”, aldus Haakman.
Zijn collega Van den Bosch valt hem bij met een schets uit het verleden toen applicaties via een ‘point to point’ verbinding data uitwisselden. ”Wijzigingen maakten het noodzakelijk al die verbindingen weer te testen. Dat kon misschien toen nog, omdat de informatieverwerking in de care sector veel simpeler was. Vanuit de cliënten administratie telde je het aantal dagen en op basis daarvan diende je een rekening in. Het ligt nu veel complexer met richtlijnen vanuit de overheid en de zorgverzekeraars, het handelen in het kader van de patiënt veiligheid en het daarom delen van informatie met de andere partners in de keten. Ik maak de vergelijking met het oude ponsplaatje: pas al die was gemaakt was de patiënt of cliënt bij de instelling bekend. Met de ESB weet je dat na eenmalige correcte invoer de juiste informatie automatisch in alle applicaties terechtkomt . De ESB orkestreert het berichtenverkeer met automatische mailtjes over mutaties naar de betreffende afdelingen. We doen geen dingen meer dubbel; de kwaliteit van de data verbeterd en handmatige controles blijven achterwege. In de businesscase voor de directie spreken we in het geval van HRM en ECD gemiddeld over een tijdsbesparing van 10 minuten per mutatie bij het applicatiebeheer. Het aantal interne mailtjes noodzakelijk voor het initiëren van controles of het zoeken naar fouten vermindert drastisch.”
Van functioneel ontwerp naar realisatie koppelvlakken
De selectie van Ensemble vond plaats aan de hand van een vergelijkenwarenonderzoek door de ZGIJV Groep leden en een collega instelling waar Van den Bosch voorheen als consultant werkzaam was. In navolging van ZGIJV koos ook ZhgN voor de ESB van InterSystems. Het feit dat de technologie ook bij de ontwikkeling van het Landelijk Schakelpunt (LSP) is toegepast, woog zwaar mee.
Het ESB-platform gedraagt zich persistent: alles wordt opgeslagen in de database. Alle logboeken en alle processtappen laten zich hierdoor eenvoudig doorzoeken en zijn eventuele oorzaken van verstoringen in het berichtenverkeer snel te lokaliseren. Verder biedt het platform naast routering- en transformatiefuncties ook de mogelijkheid van business proces modellering. Het functionele ontwerp van de koppelingen komt intern tot stand. De realisatie van de Ensemble koppelvlakken is uitbesteed aan PK Automatisering uit Assen, een partner van InterSystems die qua kennis en cultuur goed past bij de twee Zonnehuisgroep-organisaties.
Frans van der Geest is journalist
