Zorginstelling De Wielborgh levert met ongeveer 400 medewerkers thuiszorg aan 800 cliënten. Ouderen huren een appartement bij De Wielborgh, waar ze zelfstandig kunnen wonen met ondersteuning vanuit de zorginstelling. De Wielborgh bestaat uit een viertal locaties die thuiszorg leveren. Stuurinformatie is essentieel voor de organisatie om in control te blijven. Daarnaast is het steeds belangrijker om te kunnen voldoen aan de informatiewensen van de zorgautoriteiten, gemeenten, verzekeraars maar ook de cliënten en hun verwanten. Omdat de wetgeving in de zorg regelmatig wijzigt, is het van belang om hier snel op in te spelen.

De behoefte
Alle (team)managers kregen eens per maand stuurinformatie op papier. “Dat was een boekwerk van zo’n vijfendertig pagina’s”, aldus Jan Wagemakers, controller van De Wielborgh. “Het kostte de managers behoorlijk wat tijd om er doorheen te bladeren om de gewenste informatie te vinden.” De Wielborgh wilde kunnen beschikken over actuele stuurinformatie. Het duurde maar liefst anderhalve maand voordat managers en teammanagers informatie onder ogen kregen. “Zo liepen we voortdurend achter de feiten aan. Wij waren bovendien veel tijd kwijt aan het bij elkaar brengen van verschillende datasets in Excel.”

De oplossing
Om sneller tot goede informatie te komen besloot De Wielborgh om UNIT4 Cura Zorgmonitor te implementeren. Dit is een online BI-applicatie waarin onder andere directieleden, managers, teams, teammanagers en P&O-medewerkers integrale stuurinformatie krijgen. Tegelijkertijd liep er een project voor de volledige implementatie van Cura ECD, Rooster en HRM (UNIT4 Cura Suite). Een reden om voor deze oplossing te kiezen is de snelle en naadloze integratie met de bronsystemen en de gebruiksvriendelijkheid van de BI-applicatie. Door de geregistreerde informatie direct te ontsluiten naar de Zorgmonitor BI-omgeving, ontstaat direct meer grip op de operationele processen.

De standaard UNIT4 Cura Zorgmonitor bevat een basisbibliotheek met dashboardoverzichten. Na de implementatie en training heeft de Wielborgh zelf de omgeving naar eigen wensen gefinetuned. Op basis van gebruikerswensen heeft Jan Wagemakers vervolgens veel dashboards en overzichten gemaakt. “In het begin gebeurde dat vaker dan nu; alle rapporten en analyses die de gebruikers nodig hebben, hebben ze tot hun beschikking. Om een overzicht op te zetten sleep ik de juiste tabellen eenvoudig bij elkaar. Als dat voor het overzicht nodig is, creëer ik nieuwe gegevens door berekeningen uit te voeren op bestaande tabellen in het standaard datamodel. Publiceren op het dashboard en de gebruikers kunnen aan de slag met hun analyses.”

De voordelen

• Informatie is veel sneller beschikbaar. “We hebben inzicht in de actuele situatie in plaats van in de cijfers van anderhalve maand geleden.”
• Gebruikers hebben altijd actuele financiële, maar ook personeels- en cliëntgegevens. Alle gegevens die in het systeem staan, worden elke nacht automatisch bijgewerkt. UNIT4 Cura Zorgmonitor is gebruiksvriendelijk en genereert begrijpelijke rapportages. “Hierdoor kunnen we veel sneller reageren op die gegevens en beter bijsturen als er iets niet goed gaat. Je kan bijvoorbeeld sneller zien of je met een onderbezetting van personeel te maken hebt, want je krijgt dagelijks het actuele verzuim onder ogen. Maar met de BI-oplossing kun je bijvoorbeeld ook de productie monitoren. Zo kan je beter zien of je binnen de begroting blijft en er veel sneller op anticiperen.”
• Het is ook mogelijk een actuele reload uit te voeren. “Dit is bijvoorbeeld handig wanneer bepaalde belangrijke rekeningen geboekt zijn. Zo krijgt iedereen gelijk de goede en meest actuele gegevens tot zijn beschikking en hoeft niet een dag te wachten.”

De controller van De Wielborgh raadt andere zorginstellingen aan om digitale gegevens voor hun managers en teammanagers beschikbaar te stellen. “Juist als relatief kleine zorginstelling is het belangrijk om kort op de bal te spelen en goede hulpmiddelen voor sturing te bieden aan het management. Met de continue verandering waar wij als zorgverlener mee te maken hebben, biedt UNIT4 Cura Zorgmonitor kansen om efficiënter te werken. De vrij gekomen tijd kunnen we besteden aan optimalisatie van klant- en medewerkerstevredenheid en financiële gezondheid.”

Bron: UNIT4