Voor vier organisaties binnen de zorg is Winvision gestart met het opzetten van een medewerkersportaal op basis van Microsoft SharePoint. De verschillen tussen de vier instellingen zijn groot, maar één ding hebben ze gemeen: een groot deel van de medewerkers is buiten de muren van de instelling actief. De doelstellingen voor alle vier zijn dan ook hetzelfde: betere toegankelijkheid van applicaties en informatie voor alle medewerkers en meer interactie, zowel tussen gebruikers en de zorginstelling als gebruikers onderling.

De vier zorginstellingen hebben stuk voor stuk verschillende uitgangssituaties en bevinden zich in verschillende fases van ontwikkeling. Zo is Winvision bij Thuiszorg Rotterdam, waar een groot deel van de informatie nu nog op papier wordt gedeeld, bezig met de eerste stap, namelijk de ontwikkeling van de eerste fase van het intranet. GGZ- en GZ-instelling Pameijer in Rotterdam werkt samen met Winvision aan het doorontwikkelen en perfectioneren van het huidige medewerkersportaal. Samen met Pameijer wordt allereerst de ‘stip aan de horizon’ gedefinieerd en de route vastgelegd in een roadmap. Bij Parlan organisatie voor Jeugd & Opvoedhulp in Noord-Holland ligt de focus op dit moment op het vernieuwen van het bestaande intranet en de realisatie van een ‘persoonlijke cockpit’ voor alle medewerkers. Een zorginstelling in de regio Rotterdam ontwikkelt samen met Winvision fase één van het medewerkersportaal, als eerste stap in de richting van een breed communicatieplatform voor alle betrokkenen van de zorginstelling.

Robbert Post, Business Manager Healthcare bij Winvision, is betrokken bij alle vier de projecten. “Het is belangrijk een goed beeld te krijgen van zowel de behoeften en wensen vanuit de organisatie als van de bestaande ICT-infrastructuur. Voor de vertaling van de behoefte naar een geschikte oplossing, nemen we in alle gevallen nadrukkelijk de eindgebruiker als uitgangspunt. In veel gevallen lopen wij daadwerkelijk een dagdeel mee met een zorgverlener om zo een nog beter beeld te krijgen van de omstandigheden waaronder zij hun werk verrichten en de specifieke wensen en behoeften die zij vanuit de dagelijkse praktijk hebben. Op basis daarvan kijken we hoe de ICT daaraan aangepast kan worden.”

ICT in dienst van de zorg
Vandaag de dag spreken we over een Portaal als we te maken hebben met één site die de toegang vormt voor ‘betrokken’ naar zowel (gepersonaliseerde) informatie als applicaties. Of de betrokken (potentiële) cliënten, verwanten, geïnteresseerden, of medewerkers zijn; het verschil zit in de identificatie welke informatie deze betrokkene krijgt getoond.

Als zorgverleners van de verschillende instellingen straks inloggen in het nieuwe medewerkersportaal, komen zij in hun ‘persoonlijke cockpit’ terecht. Dat is het startpunt voor al hun programma’s en gegevens. Medewerkers op kantoor hebben direct toegang tot bijvoorbeeld het Office-pakket en de salarisadministratie, medewerkers in de extramurale zorg openen vanuit de cockpit cliëntendossiers of hun urenregistratie. Cruciaal voor de vier zorginstellingen, waarbij zo’n 80 % van de medewerkers een groot deel van hun tijd ‘in het veld’ werkt, is dat inloggen in principe vanaf elke plek mogelijk is. ICT staat zo geheel in dienst van de zorgverlening en heft beperkingen door plaats of tijd volledig op.

Met het portaal beschikken de instellingen bovendien over een krachtig communicatiemedium. Robbert: “Voor veel zorgverleners en vrijwilligers is of wordt de computer of een mobiel apparaat het voornaamste communicatiemiddel met de instelling. Een goed functionerend portaal kan een belangrijk instrument vormen om de band met medewerkers te versterken en hen betrokken te houden bij de organisatie.”

Strategie op basis van visie
De vier zorginstellingen hebben ieder vanuit een duidelijke visie gekozen voor een integrale oplossing. “Men wil nadrukkelijk niet ‘bij elk probleempje een nieuw systeempje’ inzetten, maar werken vanuit een bredere, toekomstgerichte visie. Het SharePoint platform is dan een ideale oplossing. Het biedt de basis voor een geïntegreerd communicatieplatform voor digitale communicatie tussen zorginstelling en al haar betrokkenen. Denk hierbij aan een corporate website, een cliëntenportaal en een medewerkersportaal.

De vier zorginstellingen zien het medewerkersportaal dan ook als eerste stap in de richting van een geïntegreerd totaalplatform.”

Bron: Winvision