Het Elkerliek Ziekenhuis heeft Employee Self Service (ESS) van UNIT4 geïmplementeerd. Alle 2300 medewerkers zijn in staat via de oplossing verlofrechten aan te vragen, personeelsinformatie in te zien en naam- en adreswijzigingen door te geven. ESS vervangt zo de papieren formulieren voor de personeelsadministratie. De HR-afdeling ontvangt een automatische melding; na accordering worden de mutaties automatisch verwerkt in het HRM-systeem. Het ziekenhuis bespaart tienduizenden euro’s per jaar door salarisstroken digitaal beschikbaar te stellen in plaats van per post te versturen.
Het beste en meest gastvrije ziekenhuis van Brabant in 2012 werkte al met UNIT4 Cura Personeel & Salaris. Nadat een pilot van ESS op een paar afdelingen afgelopen jaar succesvol was verlopen, is het in januari van dit jaar probleemloos ziekenhuisbreed uitgerold. Vervolgens kregen alle medewerkers een brief in de bus met een gebruikersnaam en een wachtwoord. “Nieuwe medewerkers krijgen een mailtje – dat gebeurt automatisch als er een nieuwe medewerker wordt aangemaakt in het systeem”, aldus Frank Aarts, hoofd salarisadministratie bij Elkerliek
De salarisadministrateurs hebben de mensen die wat moeite hadden met inloggen persoonlijk begeleid. “Soms hoor ik door de telefoon op de achtergrond kinderen die wel weten hoe het werkt.” Aarts vindt het opvallend dat er heel veel positieve reacties zijn, en begrijpt wel waarom: “ESS is echt puur voor de medewerker zelf. Een gigantisch voordeel voor hun is dat ze altijd en overal – dus ook van huis uit – hun rooster, loonstroken en jaaropgaven kunnen inzien, verlofdagen aanvragen en persoonsgegevens wijzigen. Ik heb echt alleen maar positieve reacties ontvangen: het werkt goed; het ziet er goed uit!”
De controlemogelijkheden zijn verbeterd en de kans op fouten gereduceerd, omdat medewerkers nu zelf in één oogopslag hun gewerkte uren kunnen nakijken: “Het controleproces gaat daarom sneller en zo voorkomen we dat we iets van een jaar terug moeten corrigeren – zoals niet lang geleden nog is gebeurd.” Managers hoeven hier nu minder aandacht aan te besteden omdat de verantwoordelijkheid bij de medewerker komt te liggen. “Als er bijvoorbeeld onduidelijkheid is over gewerkte uren, kunnen ze nu zeggen: kijk eerst maar eens in je ESS.”
Medewerkers ervaren veel voordeel van de nieuwe HR-oplossing. Ze zijn in staat om altijd hun loonstroken en jaaropgaven tot drie jaar terug digitaal te bekijken en hoeven deze niet op te vragen bij de salarisadministratie indien ze er een kwijt zijn. Het is ook een duurzame oplossing, want het Helmondse ziekenhuis gebruikt dankzij ESS veel minder papier.Een ander groot voordeel is dat ESS centraal en veilig achter een ‘DMZ-zone’ staat opgeslagen.
Elkerliek wil op korte termijn ook een MSS (management self service) oplossing implementeren. Daarmee kunnen managers onder meer zelf contracten aanpassen. “Een volgende besparende oplossing.” Aarts heeft vertrouwen in de toekomst van de samenwerking met UNIT4. “Een jaar of tien geleden hebben we – na sinds 1996 een klant van UNIT4 te zijn geweest – zo’n tien andere leveranciers bekeken om te onderzoeken of het beter kon. We zijn bij UNIT4 gebleven.” Niet voor niets.“Het belangrijkste voor ons als medewerkers is dat de servicedesk bij UNIT4 goed geregeld is. Als er iets opgelost moet worden, wordt dat opgelost – desnoods in het weekend. Dat vind ik prettig.”
Bron: UNIT4
