Per jaar lopen honderden leerlingen stage bij het Medisch Centrum Leeuwarden (MCL), daarnaast ronden een paar honderd coassistenten en semiartsen er hun 5e of 6e jaar af. Om al deze stagiaires en coassistenten goed te matchen binnen de organisatie koos het Medisch Centrum Leeuwarden ervoor de planning van leerlingen, studenten en coassistenten te optimaliseren met ORTEC. Bijkomend voordeel is dat het systeem van ORTEC mede voorziet in een sluitende registratie en boekhouding ten bate van de te ontvangen subsidies uit het Stagefonds.
Alles wat bij Medisch Centrum Leeuwarden (MCL) rondloopt aan studenten en stagiaires moet worden gepland met ORTEC”, aldus coördinator stages MCL Academie en functioneel beheerder Lampkje Bulstra. Hierbij gaat het bij MCL om honderden opleidings- en stageplekken. Zo’n 65% van de stagiaires en coassistenten worden inmiddels gepland met ORTEC. Dit naar volste tevredenheid van Lampkje Bulstra die erg te spreken is over de samenwerking. “Er wordt bijzonder goed naar ons geluisterd en meegedacht.
Voorwaarde die we stelden aan het in gebruik nemen van het systeem was wel dat ORTEC binnen de applicatie een e-mail functie zou creëren. Dat heeft ORTEC gedaan en daarmee bleek dit voor ons de ideale oplossing. Al met al is het een planning systeem dat ook echt voor de zorg is gemaakt”, vertelt Bulstra, die erg enthousiast is over ORTEC Student Tracking & Placement (voorheen ORTEC Leerling Volg en Match Systeem, oftewel LVMS).
Een druk op de knop
Lampkje Bulstra: “De planautomaat in de applicatie ORTEC Student Tracking & Placement is fantastisch. Geweldig hoe je met een druk op de knop voor bijvoorbeeld een coassistent meerdere periodes (coschappen) automatisch achter elkaar kunt laten plannen. Met de e-mail functie, waarbinnen we standaard templates beschikbaar hebben, kunnen we bovendien de planning en daaraan gerelateerde informatie sturen aan leerlingen, stagiaires en coassistenten, afdelingen en opleidingsinstituten. Bijvoorbeeld naar de verschillende afdelingen die stagiaires ontvangen, zij weten dan gelijk waar ze aan toe zijn en kunnen hun eigen planning hierop afstemmen.”
De MCL Academie plant de opleidings- en stageplekken gemiddeld tot een half jaar vooruit. Dat gebeurt uiteraard ook op basis van beschikbare capaciteit. Zo kunnen afdelingen al vroeg rekening houden met stagiaires, coassistenten en semiartsen die hun afdeling komen versterken.
Stagefonds
“Een ander voordeel is dat je gelijk kunt zien of er capaciteit beschikbaar is”, aldus Lampkje Bulstra. “Wanneer er gevraagd wordt om te schuiven, kun je direct zien of dat wel mogelijk is. Ook mooi meegenomen, is dat we nu geen subsidies meer mislopen vanuit het Calibris Stagefonds. De oplossing biedt uitermate handige rapportagefunctionaliteit, waarmee alles automatisch geteld en meegenomen wordt. Deze rapportages zijn accountant proof.
Voorheen – toen we nog handmatig planden – hadden we niet een volledige benutting van de subsidiemogelijkheden ten gevolge van onvoldoende registratie van stagiaires. Dankzij ORTEC zitten we nu zeker op 100%. Daarmee is de terugverdientijd van ORTEC 1 tot 2 jaar. We missen gewoon niks meer.”
De ontwikkelingen met betrekking tot ORTEC Student Tracking & Placement staan bovendien niet stil. Samen met Pat Learning Solutions, een partij die gespecialiseerd is in ontwikkeling en toepassing van electronisch leermanagement, is ORTEC bezig om te kijken of hier bij MCL een koppeling mogelijk is tussen ORTEC Student Tracking & Placement, waar de praktische leerroute wordt gepland en Het Fries Leerplein, waar de inhoudelijke digitale leerroute kan worden geboden. “Dankzij een nog te realiseren koppeling met PulseWeb willen we de planning van ORTEC Student Tracking & Placement doorsturen naar Het Fries Leerplein zodat zij tijdig overzicht hebben wie naar een nieuwe afdeling gaat, een signaal krijgt en zo ook tijdig de competenties en handelingen kan aanleren die bij de nieuwe afdeling behoren. Daarmee is het cirkeltje dan echt rond. Dan plannen we niet alleen optimaal capaciteitsgericht, maar ook meer competentiegericht.”
Bron: ORTEC (persbericht)
